Step.5 調達手続とプロジェクト管理

調達仕様書等の調達に必要なドキュメント類が完成しました。あとは、実際に調達の手続を進めていくことになりますが、焦らずにここで一呼吸置きます。調達の手続を開始する前にプロジェクト管理の視点で再度確認することで、実際の調達案件の履行の際の管理がより効果的に行えるようになります。

では、調達の手続の前に確認すべきポイントを見ていきます。

調達手続に伴うプロジェクト管理作業とは

【標準ガイドライン関連箇所：第３編第６章全般】

政府情報システムの整備に係る調達の手続では、調達に直接係る作業以外に、プロジェクトを適正かつ効果的に管理・遂行するためにやるべき作業があります。これの作業内容とタイミングを事前に理解した上で調達の手続を進めることで、無駄な作業を減らし、調達案件を円滑に履行することができるようになります。

第一次工程レビューを意識して資料をチェックする

第一次工程レビューは、調達仕様書が完成するタイミングで実施します。

工程レビューの対象は、ＰＭＯが指定したプロジェクトではありますが、通常のプロジェクトでも同じタイミングで調達仕様書の自己点検を行っておくことで、調達が不落に終わることによる調達事務手続きの手戻り等の無駄を未然に防ぐことになり、効果的です。

特に次の点について留意して、自己点検（工程レビュー対象のプロジェクトの場合は、正式な第一次工程レビュー前）を実施することをお勧めします。

確認の留意事項

各ドキュメントと整合性が取れているか？ Step.3で示したとおり、調達仕様書は様々なドキュメントと関係性を持ちます。関連するドキュメントと、プロジェクト及び調達の目的の達成に必要な項目が抜け落ちていたり、矛盾して定義されていたりしないかをチェックすべきです。また、要件定義書とは内容面のチェックを行い、調達仕様書で定義した実施作業や成果物の内容が、要件定義時の想定と合っているかをチェックすべきです。
他の調達と整合が取れているか？１つのプロジェクトでは、複数の調達が実施されることがあり、大規模なプロジェクトほど数多くの調達を行う傾向があり、各調達間の認識に不整合が存在すると、目標・目的が達成できないおそれもあります。そのため、各調達間（異なる調達や時間経過を経た過去の調達）で、特に当該調達と依存関係があるものについて、その内容の整合性、作業や要件の抜け漏れがないかをチェックすべきです。

情報システムの調達に特有の注意点

【標準ガイドライン関連箇所：第３編第６章全般】

情報システムの整備に係る調達には、情報システムならではの注意点があります。これらを事前に理解せずに調達を進めてしまうと、後々問題となることがあります。これらの事態を未然に防ぐため、事前に情報システムの調達特有の観点を理解し、調達仕様書や契約書等に制約等を適正に盛り込み、ポイントを抑えて調達案件を管理していきましょう。

ベンダーロックインを理解し、回避する

Step.3の「成果物の取り扱いに注意する」で示したように、情報システムの設計・開発を進めてから、その設計情報等が受注者側の人質のようになり、次の作業や調達を行う際に、制約条件となる可能性があります。

その発生原因として、次の３点の要素が考えられます。

ベンダーロックインの発生原因

設計情報が専門的であり、かつ大量に存在するため、作成者以外の第３者が把握して理解するのが難しい。
発注者側が調達仕様書や設計書等のドキュメント類を適切に管理していない場合には、作成者以外の第３者が正確に仕様を把握することが難しい。
情報システムは作りっぱなしではない。運用に入った後も、社会情勢等の環境変化に伴う様々な要因によって要件変更が発生し、情報システムの機能改修・拡張が発生しやすい。このとき、情報システムの開発当初にある特定ベンダーのみが権利を有して、排他的な独自技術や開発フレームワーク等が採用されている場合には、その特定ベンダー以外が改修を行うことは難しい。

情報システムに何らかの改修等を行う際、これらが原因となって、設計・開発を実施した外部事業者以外の応札希望者が情報システムの設計情報等を理解することが難しくなるため、必ずその外部事業者を頼る必要が出てきます。

ここで問題となるのは、過度に外部事業者に任せてしまった結果、どの外部事業者でもできるはずの作業が特定の外部事業者にしかできなくなってしまい、追加作業に対して過度な費用を請求される事態に陥ることです。（※Step.3の「成果物の取り扱いに注意する」がその１例です。）

そのような事態を未然に防ぐためには、これら特性を踏まえた上で次に挙げる留意事項に従って対策する必要があります。

なお、過度に制約を入れ過ぎると、応札希望者を減らすことになりますので、作成した調達仕様書に記述した各種条件は、ＲＦＩ等を通じて、外部事業者と透明かつ公正な事前ヒアリングをしておく必要があります。

ベンダーロックインを未然に防ぐための留意事項

情報システムを構成する要素を理解しましょう。

情報システムは、ＡＩや機械学習を応用するような先進的な例を除いて、基本的には人間が定義した命令や処理どおりにしか動作しません。つまり、情報システムを利用して業務を行う発注者側の各関係者が、それぞれの立場で正しく業務要件を定めることに始まり、発注者側の各関係者と契約した外部事業者と協働して各要件を詰めていくことが重要です。また、実際に動くプログラム（実行モジュール）とそれを生み出すソースコードだけでは動きません。これら以外にも例えば以下のようなものが必要となります。
- マスタデータ、移行データ、情報システムにより登録されたデータ
- パラメータファイル、パッケージやクラウドサービスに設定する設定値
- ログファイル、統計情報等の実行情報
- コード規約、データ標準、マニュアル等のドキュメント

様々な要素から出来上がっていますが、特にデータについては帰属先が曖昧になりがちですので、注意が必要です。

調達仕様書に成果物の定義と権利関係を明確に記載しましょう。

成果物の定義を明確にした上で、設計・開発で作成される成果物が制限なく納品されるかを確認してください。最低限必要な成果物は、「調達仕様書テンプレート」に成果物一覧として記載してありますので、それぞれが納品されるか確認してください。

また、成果物の権利関係次第では、開示されない設計情報が発生する可能性があります。そういった場合、その後の運用保守改修を進める上で問題とならないかをPMO等に確認してください。
発注者側で最新のドキュメント類を確実に管理しましょう。

情報システムの整備に係る調達を実施する際に、設計書等から現状の情報システムがどのようになっているかを確認できるようにしておくことが重要です。運用・保守に入った後も、調達仕様書や設計・開発で最終確定した設計書等のドキュメント類は適切に管理しましょう。

ドキュメント類は保存しておくだけではなく、適切に管理することが重要です。ここで言うドキュメントの保存とは、ドキュメントをそのままの状態でフォルダに格納し、記載内容を維持することを言います。一方でドキュメントの管理とは、ドキュメントをそのまま保存するだけではなく、最新の状態に保つことを言います。

情報システムの仕様に変更が入った場合は、ドキュメントの記載内容や変更内容に矛盾がないことや、必要な情報が抜け漏れなく正確に記載されていることを確認しましょう。加えて、変更管理を確実に実施することが重要です。変更管理の詳細は、実践ガイドブック「第９章Step.4-2. 変更を管理し改善活動等の初動を楽にする」を参照してください。

また、ドキュメント類は、わかりやすいフォルダ構成で整理しておくことが重要です。人事異動による職員の交代があった際に、過去のドキュメントがどこにあるのか分からなくなりがちです。ドキュメント種別や年度別等に整理して保存しておくことで、欲しい情報を見つけやすくなり、このような問題が起きにくくなります。

参考6-4

クラウドサービス利用時のベンダーロックインに対する注意点

参考6-5

ベンダーロックインによる問題を回避するための工夫

入札参加要件を緩和する

情報システムの整備に高い技術やサービスを取り込むためには、多様な事業者の参入を促すことが重要です。例えば、資格や実績要件について高いものを求めてしまうと、参入できる事業者が限定的になってしまうため、求める等級を緩和し、下位の等級に格付けされた事業者からも優れた提案を受けられるようにすることが望ましいです。

事例6-9

総合評価方式の入札参加資格で規模要件を撤廃

入札事務手続きを簡素化する

事業者が応札を検討する際には、入札事務手続きの負担を軽減することがとても重要です。入札事務手続きの煩雑さから入札を見送っている事業者もいることから、多様な事業者の参入を促すためにもデジタル化を通じた入札事務手続きを簡素化することを推奨しています。

参考6-6

デジタル化による入札事務手続きの簡素化