Step.1 予算活動の全体の流れ

情報システムに求められる役割は年々増大している中、いかに必要な予算を確保するかということは、プロジェクトの成否を決定づける重要な要素です。

それだけに、付け焼刃的に予算要求を行った場合は、必要な予算を確保することに失敗することにもなり、プロジェクト全体の失敗につながりかねません。

しかし、予算要求時期までに計画的に準備作業を行うことができれば、予算要求に必要となる作業のハードルは、高いものではなくなるかもしれません。本章では、予算要求を計画的に進め、必要な時期までに、必要な検討を終えて、必要な資料を揃えるための方法について説明します。

本章の構成は、次のとおりです。

Step.2　予算要求の事前準備

予算要求の直前に作業が集中したり、手戻り作業が発生したりすることがないように、予算要求を行う前に整理すべき検討事項や事前準備の内容について説明します。

Step.3　予算要求に必要な資料の準備

予算要求では、必要な経費を正確に把握するために事業者に見積りを依頼しますが、自分たちのやりたい事・見積もってほしい事をまとめて伝えるために、見積依頼資料を提示します。見積依頼資料とは、何を準備し、どのような点に気をつけて作ればよいのかを説明します。

Step.4　見積り依頼

情報システムの見積りには、やや専門的で見慣れない表現や内容が含まれることがあります。職員自身が見積りの内容を十分に理解しながら事業者から必要な情報を入手するための具体的な方法を説明します。

Step.5　見積りの精査

見積金額は、過少でも過大でも問題です。必要十分な金額水準とするために、事業者から受け取った見積りに対して内容の過不足を見つけ、より精度を高めるための作業について、その流れと注意点を説明します。

Step.6　概算要求に向けた調整

予算要求作業の流れでは、省内や省外の予算要求関係者に対して、予算の内容、必要性、金額妥当性等の説明を行うことが不可欠です。避けて通れない第３者による様々なチェックや調整で気をつけるべき注意点を説明します。情報システムに係る経費であればこその様々なチェックが入りますので、いつどんなチェックが入るのか、そのチェックをクリアしていくためのノウハウをお伝えします。

Step.7　予算を執行する

予算要求が完了したあとの処理について説明します。予算要求が終わりほっとしてしまうところですが、予算要求が通ってからがプロジェクトの実質的な始まりですので、プロジェクトの実務を計画的に進めるための準備作業を早めから行っておくことがポイントです。

その他、予算活動で注意すべきポイントをまとめています。