第４章 様式・帳票要件
20.0.1 様式・帳票全般
【実装必須機能】
（1） 以下の様式・帳票について、以降で示すレイアウトに従い、直接印刷により出力できること。
〇住民票の写し等
・住民票の写し（20.1.1参照）
・住民票記載事項証明書（20.1.2参照）
・住民票の写し（世帯連記式）（20.1.3参照）
・住民票記載事項証明書（世帯連記式）（20.1.2参照）
・住民票の除票の写し（20.1.4参照）
・住民票除票記載事項証明書（20.1.2参照）
※ 住民票の除票の写し（20.1.4参照）及び住民票除票記載事項証明書（20.1.2参照）については、標準化基準施行前に除票となったものについては、この限りでない（以降で示すレイアウトに従う必要がない。）。
〇住民基本台帳の一部の写し（閲覧用）（20.2.1参照）
〇法第24条の２第３項の規定に基づく通知がされた場合の転入届/転居予約を利用した転居届（20.3.1参照）
〇転出証明書（20.3.2参照）・転出証明書に準ずる証明書（20.3.3参照）
〇住民票コード通知票等
・住民票コード通知票（20.4.1参照）
・住民票コード変更通知票（20.4.2参照）
・住民票コード修正通知票（20.4.3参照）
○その他
・支援措置期間終了通知（20.5.1参照）
・世帯主変更通知書（20.5.2参照）
・世帯主変更依頼通知書（20.5.3参照）
・住民異動届受理通知書（20.5.4参照）
・職権記載等通知書（20.5.5参照）
・成年被後見人異動通知（20.5.6参照）
・住居表示決定通知書（20.5.7参照）
・区画整理等に伴う住所変更通知（20.5.8参照）
（2） 仮登録内容の確認用帳票等の内部帳票については、可能な限りペーパーレスで対応するが、必要に応じて画面を直接印刷できること。
（3） 住民基本台帳関係年報の調査様式（住民基本台帳関係年報の第１表、第１の２表及び第１の３表調査様式）（20.6.1参照）について、「住民基本台帳関係年報の処理について（平成26年12月25日総行住第136号総務省自治行政局長通知）」において指定するレイアウトに転記できる形で出力できること。
【標準オプション機能】
契印連動機等に使用する場合、バーコードを印字できること。証明書の上部又は左余白にとじ代（15mm程度）を備えることができること。
以下の様式・帳票について、出力できること。
・届出期間経過通知書（4.1.0.2届出日）
・支援措置期間開始通知（3.4支援措置）
・支援措置期間延長通知（3.4支援措置）
・支援措置の申出書転送に係る鑑文（3.4支援措置）
・特別永住者証明書有効期間更新案内（8.2.1更新異動者リスト及び案内作成）
・特別永住者証明書有効期間更新申請書（8.2.2申請受理処理）
・特別永住者証明書再交付申請書（8.2.2申請受理処理）
・特別永住者証明書交付予定通知書（8.2.2申請受理処理）
・個人番号カード交付申請書（7.1.1.3カード管理状況）
・個人番号カード再交付申請書（7.1.1.3カード管理状況）
・本人通知期間満了通知（8.1.1登録管理）
・住民票の写し等交付通知書（8.1.3通知書出力）
【実装不可機能】
「実装必須機能」に示す様式・帳票について、以降で示す以外のレイアウトで出力できること。
以下を含め、「実装必須機能」又は「標準オプション機能」に示す以外の様式・帳票について、出力できること。
・住民票（原票）
・住民票の除票（原票）
・住民票の除票の写し（世帯連記式）
・住民票除票記載事項証明書（世帯連記式）
・戸籍附票確認通知
・個人番号カード等書換通知書
・戸籍附票確認通知一覧
・戸籍届出期間経過通知書
・閲覧不承認通知書
・戸籍附票照会書
・入力データ更正報告書
確認用帳票等の内部帳票の確認用画面について、項目の順序を市区町村が自由に決められること。
【考え方・理由】
磁気ディスクによって住民票及び住民票の除票の原票を調製している場合、当該原票のフォーマットを定める必要はなく、データベースの構築方法やシステム端末上の画面表示は標準化の対象としていないこと、住民基本台帳に関する事務上、原票を様式として出力し、活用しなければならないニーズはほとんどないものと考えられることから、原票については様式として出力しないことを標準とする。なお、技術的基準では、住民票について、「磁気ディスクにより住民票を複製することとし、当該磁気ディスクを住民票とは別に保管すること」という記載があるが、電子的なバックアップについては非機能要件において規定することから、紙の保存用住民票（原票）を出力できることは不要である。
仮登録内容の確認用帳票、住民異動受付審査票、未審査一括消除一覧、送付先情報送信エラーリスト等の内部帳票については、分科会における議論や構成員・準構成員に対する意見照会の結果、基本的には紙に印刷することなく、ペーパーレスで対応すべきであるとの意見が多かったことから、機能として盛り込んでいない。ただし、大規模自治体においては繁忙期に端末を独占して確認作業を行うことは難しい場合もあると考えられるため、【実装必須機能】の（2）にて規定されているとおり、必要に応じて画面を直接印刷できる機能を実装していることから、帳票として印刷することは可能である。また、確認用帳票等の内部帳票の確認用画面について、項目の順序を各市区町村が自由に決められる（以下の画面例１と画面例２を参照）とする機能については、構成員及び準構成員に意見照会を行ったところ、一部の準構成員から項目の並替えの実装は難しいという意見があったため、分科会での議論の結果、実装しないこととした。
なお、これらの内部帳票についてペーパーレスで行う方法については、「（参考）内部帳票についてペーパーレスで行う方法の例」を参照のこと。
住民異動届については、市区町村ごとのニーズにより様式及び記載事項が様々であり、システムから出力されないものも多いため、標準化の対象外。ただし、法第24条の２第３項の規定に基づく通知がされた場合、転出証明書情報及び転入予約情報を基に転入届に必要な情報を印字し、出力することが可能であり、また、転居予約情報を受信した場合、転居予約情報を基に転居届に必要な情報を印字し、出力することが可能であることから、法第24条の２第３項の規定に基づく通知がされた場合の転入届及び転居予約を利用した転居届（余白欄を除く。）は本仕様書の対象とする。
なお、広域交付住民票並びに戸籍の附票（除票を含む。）の原票及びその写しは、住民記録システムから出力するものではないため、本仕様書の対象外とする。
住民票の除票の写し（世帯連記式）及び住民票の除票の記載事項証明書（世帯連記式）については、本仕様書においては、住民票（原票）は個人を単位として調製することを原則としていることを踏まえ、分科会で議論した結果、世帯連記式は全世帯員が同時に除票になった場合しか使用できず、使用頻度が低いと考えられること、形式を選ぶ手間が増えることから不要という意見が多かったため、出力しないこととする。
（参考）画面例１
| （異動後）住所 | ○○県○○市○○１丁目２番３号 |
|---|---|
| （異動前）住所 | ○○県○○市××３丁目２番１号 |
| （異動後）世帯主名 | 住民 太郎 |
| （異動前）世帯主名 | （異動なし） |
| （異動後）氏名 | 住民 太郎 |
| （異動前）氏名 | （異動なし） |
| （異動後）氏名の振り仮名 | ジュウミン タロウ |
| （異動前）氏名の振り仮名 | （異動なし） |
| （異動後）旧氏 | |
| （異動前）旧氏 | （異動なし） |
・
・
・
（スクロールで表示）
（参考）画面例２
| （異動後）氏名 | 住民 太郎 |
|---|---|
| （異動前）氏名 | （異動なし） |
| （異動後）氏名の振り仮名 | ジュウミン タロウ |
| （異動前）氏名の振り仮名 | （異動なし） |
| （異動後）住所 | ○○県○○市○○１丁目２番３号 |
| （異動前）住所 | ○○県○○市××３丁目２番１号 |
| （異動後）世帯主名 | 住民 太郎 |
| （異動前）世帯主名 | （異動なし） |
| （異動後）旧氏 | |
| （異動前）旧氏 | （異動なし） |
・
・
・
（スクロールで表示）
○技術的基準
第３ 住民票の異動処理等
５ 住民票及び除票の調整
（２）保管
ア 住民票
磁気ディスクにより住民票を複製することとし、当該磁気ディスクを住民票とは別に保管すること。
（参考）内部帳票についてペーパーレスで行う方法の例
従来、システムへ入力した後、帳票出力（紙）による入力内容の確認を行っていた。以下については、システムの画面等を拘束するものではないが、参考までに、内部帳票についてペーパーレスで行う方法として一例を示す。
≪画面レイアウト≫
①住民票の写し（20.1.1参照）と同じ項目配置（レイアウト）と確認時の視認性を高める
②異動のあった項目だけを印字（異動前を空白）させる工夫をする
③異動のあった項目で、増事由（転入・出生等）によらないものは、２段書きの異動後、異動前を活用し、入力前後が分かるように表示させる
④住民票の写し（20.1.1参照）にない項目は下欄を設け、まとめて表示させる
≪対象とする確認帳票の代表例≫
⑤仮登録内容の確認用帳票、住民異動受付審査票
増事由確認の画面イメージ
（図１） 増事由（転入・出生等）確認の画面イメージ（１段書き）参照
増減無、減事由の画面イメージ
（図２） 増減無（転居・職権修正）、減事由（転出等）確認の画面イメージ（２段書き）参照
≪出力するタイミング≫
⑥仮登録した時点で画面表示されること
住民票（20.1.1_住民票の写し）のレイアウトに寄せた確認画面イメージ図
（図１） 増事由（転入・出生等）確認の画面イメージ（１段書き）
（図２） 増減無（転居・職権修正）、減事由（転出等）確認の画面イメージ（２段書き）
※なお、当該イメージ図はあくまで例示であり、画面要件は本仕様書の対象範囲外であることに留意。
20.0.2 各項目の記載
【実装必須機能】
項目名は、横書き、左右・上下中央揃えとすること。
項目内容は、横書き、左揃え、上下中央揃えとすること。ただし、異動履歴、通称の記載及び削除に関する事項、除票記載事項等の事項は、統合記載欄（1.1.14参照）を設けることとし、上揃えとすること。
記載しない項目（例：日本人住民の住民票の写しにおける外国人住民用項目、記載事項証明書における記載しない項目）については、項目名及び項目内容を＊表示とすること。
記載する項目のうち、当該項目について、記載すべきものがない項目（例：転入後、転居していない場合の「住所を定めた年月日」、出生に伴い、住民票を記載した場合の「転入前住所」等、旧氏を設定していない場合の「旧氏」等）については、項目内容を「【空欄】」と表示すること。
ただし、日本人氏名の振り仮名において、氏及び名の振り仮名のいずれも法第７条に基づく記載事項として住民票に記載されていない場合は、項目名及び項目内容を＊表示とする。同様に、旧氏の振り仮名において、旧氏の振り仮名を住民票の記載事項とする住民基本台帳法施行令の一部改正の施行日から１年以内の旧氏の振り仮名の請求期間に限り、法第７条の住民票記載事項として住民票に旧氏の振り仮名が記載されていない場合は、項目名及び項目内容を＊表示とする。なお、日本人氏名及び日本人氏名の振り仮名について、それぞれの氏又は名の一方に空欄がある場合は、当該空欄部分について「【氏空欄】」又は「【名空欄】」と記載する。
ただし、法第24条の２第３項の規定に基づく通知がされた場合の転入届及び転居予約を利用した転居届については証明書ではなく、届出書であることから、記載しない項目及び記載すべきものがない項目の表記に関しては、その限りでない。
5.1（証明書記載事項）により省略の指定をした項目については、項目内容を「【省略】」と表示すること。
【考え方・理由】
記載する項目のうち、記載すべきものがない項目については、項目名を表示し内容を空欄とすることで該当がない旨の証明とするため、項目名は該当がある場合と同様に表示する。ただし、改ざん防止のため、項目内容を「【空欄】」と表示することとした。
ただし、日本人氏名の振り仮名については、令和５年改正法の施行日時点で全ての日本人氏名の振り仮名は空欄となり、届出が行われない限りは空欄のままである状況を踏まえると、氏及び名の振り仮名のいずれも記載されていない場合は、項目名及び項目内容を＊表示とすることとした。
20.0.3 異動履歴の記載
【実装必須機能】
住民票の写し（世帯連記式でないものに限る。）（20.1.1参照）、住民票記載事項証明書（世帯連記式でないものに限る。）及び住民票除票記載事項証明書（20.1.2参照）、住民票の除票の写し（20.1.4参照）には、異動履歴を記載するかどうかを選択でき、記載することを選択した場合、以下のように記載すること。ただし、特別の請求又は必要である旨の申出に基づき表示する項目に関する異動履歴については、異動履歴の特別の請求又は必要である旨の申出があった場合、市区町村長の判断で当該項目自体を表示して交付する場合にのみ記載すること。
なお、記載に当たっては、届出日又は職権修正等の場合は処理日が新しい履歴から古い履歴の順に記載すること。
また、同一の氏であって、文字も同一の者同士が婚姻した場合、氏が変更したものとして、履歴を記載すること。
なお、日本人氏名の振り仮名が、戸籍における振り仮名の届出の受理地又は本籍地から連携される振り仮名によって、法第７条に基づく記載事項として住民票にそれぞれ初めて記載される場合及び旧氏の振り仮名が住民票の記載事項として住民票に初めて記載される場合、便宜上自治体が保持している公証前の振り仮名の修正ではなく、新たに振り仮名を記載したものとして履歴を記載すること。この場合、異動前の氏名及び旧氏の振り仮名には便宜上保持していた振り仮名を記載せず、空欄とすること。また、氏又は名の振り仮名のいずれかが先に住民票の記載事項として記載され、後から当該振り仮名以外が記載される場合にも履歴を記載すること。
【異動履歴】
｛a3届出日「届出」／処理日「職権」／申出日「申出」／請求日「請求」｝（｛a1異動日｝異動（｛a2異動事由｝））
異動項目：｛a4異動項目｝
異 動 前：｛a5異動前データ｝
異 動 後：｛a6異動後データ｝
留意事項：｛b1留意事項｝
異動項目：｛a4異動項目｝
異 動 前：｛a5異動前データ｝
異 動 後：｛a6異動後データ｝
留意事項：｛b1留意事項｝
・
・
・
｛a3届出日「届出」／処理日「職権」／申出日「申出」／請求日「請求」｝（｛a1異動日｝異動（｛a2異動事由｝））
異動項目：｛a4異動項目｝
異 動 前：｛a5異動前データ｝
異 動 後：｛a6異動後データ｝
留意事項：｛b1留意事項｝
異動項目：｛a4異動項目｝
異 動 前：｛a5異動前データ｝
異 動 後：｛a6異動後データ｝
留意事項：｛b1留意事項｝
・
・
・
（記載要領）
｛a1異動日｝・・・異動日を記載する。
｛a2異動事由｝・・・1.2.2で規定する異動事由を記載する。
｛a3届出日「届出」／処理日「職権」／申出日「申出」／請求日「請求」｝
・・・届出に属する異動については届出日及び「届出」の語を、職権に属する異動（申出によるものを除く。）については処理日及び「職権」の語を、職権に属する異動（申出によるものに限る。）及び通称については申出日及び「申出」の語を、旧氏及び旧氏の振り仮名（届出及び職権によるものを除く。）については請求日及び「請求」の語をそれぞれ記載する。記載等の種別は、届出に基づくものと職権に基づくものとの大きく２つに分けられ、そのうち職権は、実態調査等に基づき、市区町村の職員が自発的に職権により記載等する場合と、住民からの申出を契機として記載等する場合の２通りがある。
｛a4異動項目｝・・・異動のあった項目名を記載する。
｛a5異動前データ｝・・・｛a4異動項目｝の異動前のデータを記載する。
｛a6異動後データ｝・・・｛a4異動項目｝の異動後のデータを記載する。
※ ｛a5異動前データ｝又は｛a6異動後データ｝が１行で収まらない場合は、「：」の右から２行目が始まるようにぶら下げる。
｛b1留意事項｝・・・異動項目とひもづく留意事項を記載する（具体的な記載事項については1.1.14（統合記載欄）参照）。
※ 転入、出生、実態調査に基づく職権記載等に基づき、住民票を記載する場合や、転出、死亡、改製等により住民票を消除する場合には、記載又は消除対象者に係るほとんど全ての異動項目について記載又は消除を行うこととなることから、これらの場合においては、a4からa6の住民票の写し等への記載については省略又は空欄とすることとして差し支えない。
（記載例）戸籍の届出に伴う転居を行った場合
【異動履歴】
令和元年６月６日届出（令和元年６月６日異動（転居））
異動項目：住所
異 動 前：東京都港区芝公園５丁目２５番
異 動 後：東京都港区虎ノ門２丁目２番２号
留意事項：
異動項目：住所を定めた年月日
異 動 前：平成２５年４月１日
異 動 後：令和元年６月６日
留意事項：
令和元年６月６日申出（令和元年６月６日異動（職権修正等））
異動項目：氏名
異 動 前：鈴木 花子
異 動 後：佐藤 花子
留意事項：
異動項目：本籍
異 動 前：東京都港区芝公園五丁目２５番地
異 動 後：東京都港区虎ノ門二丁目２番地
留意事項：
異動項目：筆頭者
異 動 前：鈴木 一郎
異 動 後：佐藤 太郎
留意事項：
（記載例）戸籍の届出に基づき日本人氏名の振り仮名を記載した場合
【異動履歴】
令和７年６月７日申出（令和７年６月７日異動（職権修正））
異動項目：氏名の振り仮名
異 動 前：【空欄】
異 動 後：サトウ ハナコ
留意事項：
（記載例）請求に基づき旧氏の振り仮名を記載した場合
【異動履歴】
令和７年８月１日請求（令和７年８月１日異動（旧氏の記載））
異動項目：旧氏の振り仮名
異 動 前：【空欄】
異 動 後：スズキ
留意事項：
また、住民票の写し（世帯連記式）（20.1.3）には、転居（直近のものに限る。）による住所の異動履歴を記載するかどうかを選択でき、記載することを選択した場合、以下のように記載すること。
異動前住所：｛a1異動前の住所｝（｛a2異動日｝転居）
（記載要領）
｛a1異動前の住所｝
・・・転居（直近のものに限る。）による住所の異動の異動前のデータ を記載する。
｛a2異動日｝
・・・転居（直近のものに限る。）による住所の異動の異動日を記載す る。
※ ｛a1異動前の住所｝が１行で収まらない場合は、「：」の右から２行目が始まるようにぶら下げる。「（｛a2異動日｝転居）」が途中で改行される場合は、「（｛a2異動日｝転居）」全体を次の行に送る。
（記載例）
異動前住所：東京都港区芝公園５丁目２５番（令和元年６月６日転居）
また、異動履歴を記載することを選択した場合、記載する異動履歴と記載しない異動履歴を任意に選択できること。
その際、デフォルトとしては、以下の異動履歴は記載しない異動履歴とし、それ以外は記載する異動履歴とすること。
・異動事由が「誤記修正」、「異動の取消し」である異動履歴及び誤記の含まれている異動履歴又は異動の取消しの対象となる異動履歴
・性別の異動を含む異動履歴
・異動履歴に「特別養子縁組」又は「特別養子縁組の離縁」の留意事項がある場合、当該異動履歴を含め、それ以前の全ての異動履歴
【考え方・理由】
異動履歴については、特別の請求があった場合は、住民票の写し等に記載される。市区町村・システムベンダごとに記載方法が様々であるが、構成員及び準構成員への意見照会を踏まえ、異動履歴は統合記載欄に表示し、構造化して記載することとする。
また、住民票の写し（世帯連記式）（20.1.3参照）は、住民票の写し（世帯連記式でないものに限る。）（20.1.1参照）と比べてスペースが足りないが、転居前住所については記載してもらいたいニーズが高いことから、転居（直近のものに限る。）による住所の異動に限って異動履歴を記載できることとし、その際、異動履歴の記載は短縮形とする。
異動履歴を届出日又は職権処理日が新しいものから順に並べるか、古いものから順に並べるかについては、構成員及び準構成員に意見照会を実施した結果、直近の異動履歴を確認するケースが多いとの理由から、新しいものから順に並べるべきとの意見が多数であったため、新しいものから順に並べることとする。
なお、実例上、特別養子縁組については、特別養子縁組成立の審判の後に実親の世帯から養親の世帯に転入した場合、転出地市区町村においては、転出先住所（予定）及び転出先住所（確定）を空欄とし、転入地市区町村においては、転入前住所を空欄として差し支えない。
20.0.4 異動履歴の記載の修正
【実装必須機能】
20.0.3（異動履歴の記載）により住民票の写し等の証明書に記載される異動履歴については、修正できること。
その場合、1.2.1（異動履歴の管理）により管理される異動履歴と別に、証明書に記載される異動履歴として、1.2.1（異動履歴の管理）において管理することとされている項目を管理し、これを修正することとし、1.2.1（異動履歴の管理）により管理される異動履歴は修正しないこと。また、現に住民票（原票）に記載されている最新のデータも修正しないこと。さらに、1.2.1（異動履歴の管理）により管理される異動履歴と証明書に記載される異動履歴をともに画面上で参照できること。
証明書に記載される異動履歴には、履歴番号及び枝番号を付して管理すること。
【考え方・理由】
4.2.3.3（誤記修正）に記載のとおり、誤記があった場合も、上書き修正せず、職権修正として修正することとしており、誤記のあった異動履歴は、誤記修正の異動履歴とともに、異動履歴データとして保持されることとしている。ただし、4.2.3.3（誤記修正）の【考え方・理由】に記載のとおり、住民票の写し等で記載する証明事項の履歴としては必ずしも全て記載する必要はなく、20.0.3（異動履歴の記載）に記載のとおり、異動事由が「誤記修正」である異動履歴は、デフォルトとしては、証明書には記載しないこととしている（以下の例１～例４を参照）。
もっとも、異動事由が「誤記修正」である異動履歴を記載せず、その他の異動履歴を記載すると、証明書に記載される異動履歴が誤記を含んだものとなる場合がある（以下の例３を参照）。そこで、このような場合に備え、証明書に記載される異動履歴を修正する機能を備えることとする。ただし、その場合も、4.2.3.3（誤記修正）の考えを踏まえ、実際のシステム上の異動履歴である1.2.1（異動履歴の管理）により管理される異動履歴は修正しないこととする。
なお、これらを自動で行う機能については、過去の異動履歴の誤記修正を行うこと自体の頻度が高くないことから、不要である。
証明書に記載される異動履歴の履歴番号は、異動日の古いものから順番に付すこととする。誤記修正等が必要な場合、当該誤記修正等がどの異動履歴に対して行われたのかが分かるように管理をする必要があることから、誤記修正等の履歴番号については、誤記修正等を行う異動履歴と同様とし、枝番号については、誤記修正等を行う異動履歴の枝番号に続けて処理日が古いものから順に付すこととする。
（例１）青木太郎が住所A´に転入したと住民票（原票）に記載したが、後日、住所A´は誤記であり、正しくはAであることが分かった場合
○ システム上、管理される異動履歴（抄）
履歴番号 枝番号 住所 氏名 異動事由 異動日 処理日 届出日
1 1 A´ 青木 太郎 国内転入 2000.1.1 2000.1.5 2000.1.5
1 2 A 青木 太郎 誤記修正 2000.1.1 2000.2.1 2000.1.5
○ 住民票の写し等の証明書に（デフォルトで）記載される異動履歴（抄）
【異動履歴】
平成１２年１月５日届出（平成１２年１月１日異動（国内転入））
留意事項：
※青木太郎が住民となってから、誤記修正以外の異動は発生しておらず、異動事由が「誤記修正」である異動履歴は、20.0.3（異動履歴の記載）に規定のとおり、デフォルトとしては記載しないこととしていることから、住民票の写し等の証明書には、異動履歴は（デフォルトとしては）転入時の履歴のみとなる。
（例２）青木太郎が住所A´に転入したと住民票（原票）に記載したが、後日、住所A´は誤記であり、正しくはAであることが分かり、その後、住所Bに転居したと記載した場合
○ システム上、管理される異動履歴（抄）
履歴番号 枝番号 住所 氏名 異動事由 異動日 処理日 届出日
1 1 A´ 青木 太郎 国内転入 2000.1.1 2000.1.5 2000.1.5
1 2 A 青木 太郎 誤記修正 2000.1.1 2000.2.1 2000.1.5
2 1 B 青木 太郎 転居 2001.1.1 2001.1.5 2001.1.5
○ 住民票の写し等の証明書に（デフォルト）記載される異動履歴（抄）
【異動履歴】
平成１２年１月５日届出（平成１２年１月１日異動（国内転入））
留意事項：
平成１３年１月５日届出（平成１３年１月１日異動（転居））
異動項目：住所
異 動 前：A
異 動 後：B
留意事項：
（例３）青木太郎が住所Aに転入したと住民票（原票）に記載し、その後、住所B´に転居したと記載したが、後日、住所B´は誤記であり、正しくはBであることが分かった場合
○ システム上、管理される異動履歴（抄）
履歴番号 枝番号 住所 氏名 異動事由 異動日 処理日 届出日
1 1 A 青木 太郎 国内転入 2000.1.1 2000.1.5 2000.1.5
2 1 B´ 青木 太郎 転居 2001.1.1 2001.1.5 2001.1.5
2 2 B 青木 太郎 誤記修正 2001.1.1 2001.2.1 2001.1.5
○ 住民票の写し等の証明書に（デフォルトで）記載される異動履歴（抄）
【異動履歴】
平成１２年１月５日届出（平成１２年１月１日異動（国内転入））
留意事項：
平成１３年１月５日届出（平成１３年１月１日異動（転居））
異動項目：住所
異 動 前：A
異 動 後：B´
留意事項：
※ただし、当該機能（記載履歴修正機能）を用いて、住民票の写し等の証明書に記載される異動履歴を以下のとおり修正しても良い（この場合でも、システム上、管理される異動履歴は修正してはならない。）。
【異動履歴】
平成１２年１月５日届出（平成１２年１月１日異動（国内転入））
留意事項：
平成１３年１月５日届出（平成１３年１月１日異動（転居））
異動項目：住所
異 動 前：A
異 動 後：B
留意事項：
（例４）青木太郎が住所A´に転入したと住民票（原票）に記載し、その後、住所Bに転居したと記載したが、後日、住所A´は誤記であり、正しくはAであることが分かった場合
○ システム上、管理される異動履歴（抄）
履歴番号 枝番号 住所 氏名 異動事由 異動日 処理日 届出日
1 1 A´ 青木 太郎 国内転入 2000.1.1 2000.1.5 2000.1.5
1 2 A 青木 太郎 誤記修正 2000.1.1 2001.2.1 2000.1.5
2 1 B 青木 太郎 転居 2001.1.1 2001.1.5 2001.1.5
【異動履歴】
平成１２年１月５日届出（平成１２年１月１日異動（国内転入））
留意事項：
平成１３年１月５日届出（平成１３年１月１日異動（転居））
異動項目：住所
異 動 前：A
異 動 後：B
留意事項：
20.0.5 備考の記載
【実装必須機能】
住民票の写し（世帯連記式でないものに限る。）（20.1.1参照）、住民票の除票の写し（20.1.4参照）、住民票記載事項証明書（世帯連記式でないものに限る。）及び住民票除票記載事項証明書（20.1.2参照）には、備考を記載するかどうかを備考の段落ごとに選択でき、記載することを選択した場合、以下のように記載すること。ただし、除票となった者の記載事項及び統合記載欄に誤記があることが判明した場合の誤記である旨及び誤記修正後の記載等については必ず記載すること。特別の請求又は必要である旨の申出に基づき表示する項目に関する誤記である旨等については、デフォルトでは省略とし、市区町村長の判断で当該項目自体を表示して交付する場合にのみ記載すること。
【備考】
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
・
・
・
【考え方・理由】
1.1.14（統合記載欄）に記載のとおり、1.2.1（異動履歴の管理）に規定する異動履歴にひもづかない事項（C類型）について、住民票（原票）の備考として記載することとし、住民票の写し等の証明書には、特別の請求又は必要である旨の申出を受けて、プライバシー保護の観点等から市区町村長の判断により記載するかしないかを選択し、記載を選択した場合、統合記載欄に記載できることとする。ただし、「除票の記載事項及び統合記載欄に誤記があることが判明した年月日・理由、誤記の箇所及び誤記修正後の記載」について写しを交付する際に記載しない場合、第三者が写しの交付を受けた際に悪用等のリスクも想定されるため、統合記載欄に必ず記載することとした。特別の請求又は必要である旨の申出に基づき表示する項目に関する誤記である旨等については、デフォルトでは省略とし、市区町村長の判断で当該項目自体を表示して交付する場合にのみ記載することとすること（1.1.14参照）。
なお、これまで備考に記載されていたものの多くは異動履歴として管理できるもの（Ａ類型）であるため、証明書に備考が記載されることは多くないと考えられる。
20.1 住民票の写し等
20.1.1 住民票の写し
【実装必須機能】
住民票の写し（世帯連記式を含まない。）について、別紙の帳票一覧・レイアウトに示すレイアウトに従い、直接印刷により出力できること。また、末尾に「この写しは、住民票の原本と相違ないことを証明する。」といった認証文を記載できること。
住民票の写し（世帯連記式を含まない。）に記載する項目は以下のとおりとすること。
・氏名（ローマ字、漢字を含む。）
・日本人氏名の振り仮名
・旧氏
・旧氏の振り仮名
・通称
・生年月日
・性別
・世帯主（※）
・世帯主との続柄（※）
・戸籍の表示（本籍・筆頭者）（※）
・住民となった年月日
・住所を定めた年月日
・住所（方書を含む。）
・届出日
・転入前住所（国外を含む。）
・個人番号（※）
・住民票コード（※）
・外国人住民となった年月日
・国籍・地域（※）
・法第30条の45に規定する区分（※）
・在留期間等（※）
・在留期間の満了の日（※）
・在留資格（※）
・在留カード等の番号（※）
統合記載欄に、異動履歴（※）、通称の記載及び削除に関する事項（※）並びに備考（※）を記載できること。
- 当該項目については、省略の指定ができること。
【標準オプション機能】
・外国人氏名のフリガナ（1.1.18参照）
・通称のフリガナ（1.1.18参照）
【実装不可機能】
転出予定者の住民票の写しについて、転出予定年月日到来前に転出先住所を含めて発行すること。
【考え方・理由】
○用語について
項目については基本的には法令の用語を踏襲することとするが、以下の項目については、構成員・準構成員意見照会及び分科会等での議論の結果、法律上の用語以外の用語を使用することとする。
※留意点：上の表はあくまで証明書に印字する項目名の問題であり、これによって、項目内容が変わるものではない。項目名にかかわらず、転居前住所は記載せず（履歴として統合記載欄に記載する。）、転入届に基づかない職権記載の場合も従前の住所を記載することは変わらない。
なお、転出予定者に対して、転出先住所を含めた住民票の写しを発行する機能をカスタマイズ実装している市区町村もあるが、技術的基準においては、「転出届に基づき記録を行った住民票について、転出予定年月日前にその写しを交付する場合は、当該転出届に基づき記録を行った事項を省略して交付すること」と定められているため、住民票の消除前に転出予定先を含めた住民票の写しを発行する機能は実装しないこととする。
国外転出予定者については、転出先住所が国外であることを証明する方法がないため、国外転出者にのみ転出先住所を含めた住民票の写しを発行している市区町村もあるが、そもそも転出予定年月日前は、転出「予定」であり、変わり得るものであることから、その時点で転出先住所を証明するということは適切でない。転出予定年月日以後は、住民票の除票の写しによって、転出先が国外であることが証明できる。
○技術的基準
第５ 住民票の写し等の発行
１ 住民票及び除票の写しの発行
請求書及び申出書により、住民票の写し（法第一二条第一項に規定する住民票の写しをいう。以下同じ。）及び除票の写し（法第一五条の四第一項に規定する除票の写しをいう。以下同じ。）の交付の請求及び申出があった場合には、その発行に際しては、審査した請求書及び申出書に基づき、端末機画面で該当者を検索し、プリンタから打ち出した書類を認証して交付すること。
転出届に基づき記録を行った住民票について、転出予定日前にその写しを交付する場合は、当該転出届に基づき記録を行った事項を省略して交付すること。
20.1.2 住民票記載事項証明書・住民票除票記載事項証明書
【実装必須機能】
住民票記載事項証明書及び住民票除票記載事項証明書について、20.1.1、20.1.2及び20.1.3に規定する住民票の写し及び住民票の除票の写しの記載項目のうち、記載するかどうかを任意に選択した上で、直接印刷により出力できること。
また、本籍については、都道府県名のみの出力選択もできること。
レイアウトは、20.1.1、20.1.3及び20.1.4に規定するレイアウトに以下の変更を加えたものとすること（参考までにレイアウトを別紙の帳票一覧・レイアウトに示す。）。
（変更箇所）
・表題の「住民票」を「住民票記載事項証明書」に、「住民票（除票）」を「住民票除票記載事項証明書」に改める。
・記載しない項目は、項目名及び項目内容を＊表示とする。
・認証文の「この写しは、世帯全員の住民票の原本と相違ないことを証明する。」を「上記の事項は、世帯全員の住民票に記載された事項と相違ないことを証明する。」に、「この写しは、住民票の原本と相違ないことを証明する。」を「上記の事項は、住民票に記載された事項と相違ないことを証明する。」に、「この写しは、住民票の除票の原本と相違ないことを証明する。」を「上記の事項は、住民票の除票に記載された事項と相違ないことを証明する。」に改める。
【実装不可機能】
記載しない項目について、ある項目を記載しないことを選択した場合、他の項目も連動して記載しないこととすること。
労働基準法（昭和22年法律第49号）第111条代用証明を発行できること。
【考え方・理由】
記載事項証明書については、分科会における議論の結果、記載しない項目の項目名及び項目内容を＊表示とした上で、写しと同じ様式を兼用することとした。
日本人住民について本籍・筆頭者のいずれかを記載しないこととした場合や、外国人住民について在留資格・在留期間等・満了日のいずれかを記載しないこととした場合に、他の項目も連動して記載しないこととする機能をカスタマイズ実装している市区町村もあるが、これらのうち一部のみを記載しないことも制度上、否定されないこと、分科会での議論の結果、片方の項目だけを表示させたいというニーズもあるという意見があったため、このような機能は不要とする（当該機能は画面操作に関する機能であるが、カスタマイズの発生源となっているため、本仕様書の整理対象とする。）。
記載事項証明においては原則全ての項目について記載するかどうかを任意に選択できることとしているが、「旧氏併記に係る質疑応答の追加について」（令和元年９月11日総行住第86号）問15において、旧氏記載者から旧氏の記載を省略した住民票記載事項証明書の交付の請求があった場合の対応について、「住民票に記載されることとされた旧氏は、必ず氏名と併記しなければならず、氏名を補充して居住関係を公証する機能を有することから、旧氏の記載を省略することなく、氏名と旧氏は併せて記載して交付すべきである」としているとおり、記載事項証明書においても氏名及び氏名の振り仮名並びに旧氏及び旧氏の振り仮名については併せて記載する必要がある。通称についても令第30条の16により同様の取扱いとなっていることに留意すること。
都道府県名のみを記載した本籍を証明することについて、実例上容認したものがあることから、ニーズに応じて都道府県のみを出力する機能を備える。
労働基準法（昭和22年法律第49号）第111条代用証明は、一部の市区町村において、（戸籍の記載事項を含む）住民票（原票）の記載事項の証明を住民記録システムから出力し、戸籍の記載事項の証明の代用として無料で交付しているものである。しかし、労働基準法第111条はあくまで戸籍についての条文であり、構成員及び準構成員に意見照会をした結果、住民票の写しや住民票記載事項証明書で対応可能である等の理由から不要との意見が多数であったため、不要と判断した。なお、手数料については、どのような場合に徴収するかを含め、各市区町村の条例によって定められることから、手数料の有無については、住民記録システムからこうした証明を出力できる必要がある理由にはならない。
20.1.3 住民票の写し（世帯連記式）
【実装必須機能】
住民票の写し（世帯連記式）について、別紙の帳票一覧・レイアウトに示すレイアウトに従い、直接印刷により出力できること。また、末尾に「この写しは、世帯全員の住民票の原本と相違ないことを証明する。」といった認証文を記載できること。
住民票の写し（世帯連記式）に記載する項目は以下のとおりとすること。
・氏名（ローマ字、漢字を含む。）
・日本人氏名の振り仮名
・旧氏
・旧氏の振り仮名
・通称
・生年月日
・性別
・世帯主（※）
・世帯主との続柄（※）
・戸籍の表示（本籍・筆頭者）（※）
・住民となった年月日
・住所を定めた年月日
・住所（方書を含む。）
・届出日
・転入前住所（国外を含む。）
・個人番号（※）
・住民票コード（※）
・外国人住民となった年月日
・国籍・地域（※）
・法第30条の45に規定する区分（※）
・在留期間等（※）
・在留期間の満了の日（※）
・在留資格（※）
・在留カード等の番号（※）
統合記載欄に、異動前の前住所（転居による直前の住所に限る。）（※）及び当該異動の年月日（※）を記載できること。
- 当該項目については、省略の指定ができること。
【標準オプション機能】
・外国人氏名のフリガナ（1.1.18参照）
・通称のフリガナ（1.1.18参照）
必要に応じて、別紙として通称の記載及び削除に関する事項を出力できること。
20.1.4 住民票の除票の写し
【実装必須機能】
住民票の除票の写しについては、直接印刷により出力できること。
レイアウトは、20.1.1に規定する住民票の写しのレイアウトに以下の変更を加えたものとすること（参考までにレイアウトを別紙の帳票一覧・レイアウトに示す。）。
（変更箇所）
・表題の「住民票」の次に「（除票）」を加える。
・統合記載欄に、除票記載事項を記載する。
・認証文の「この写しは、住民票の原本と相違ないことを証明する。」を「この写しは、住民票の除票の原本と相違ないことを証明する。」に改める。
・確認事項として「この証明書は、転出証明書の代わりに、転入届に添付すべき書類として発行したものである。」といった文言を記載するか選択できる。
・氏名の振り仮名に関する注釈の「※戸籍において氏又は名の振り仮名の届出がされていない場合は、【氏空欄】又は【名空欄】と表示されます。」を「※除票となった時点で、戸籍において氏又は名の振り仮名の届出がされていない場合は、【氏空欄】又は【名空欄】と表示されます。」に改める。
【考え方・理由】
住民票の除票の写し（世帯連記式）及び住民票除票記載事項証明書（世帯連記式）については、20.0.1（様式・帳票全般）に記載した考え方により、出力しないこととする。
20.2 住民基本台帳の一部の写し
20.2.1 住民基本台帳の一部の写し（閲覧用）
【実装必須機能】
住民基本台帳の一部の写し（閲覧用）について、別紙の帳票一覧・レイアウトに示すレイアウトに従い、PDF又はCSVにより出力できること。
20.3 転出証明書等
20.3.1 法第24条の２第３項の規定に基づく通知がされた場合の転入届/転居予約を利用した転居届
【実装必須機能】
法第24条の２第３項の規定に基づく通知がされた場合の転入届について、別紙の帳票一覧・レイアウトに示すレイアウトに従い、以下の項目を直接印刷により出力できること。
・あて先
・タイトル
・届出日
・異動日
・異動事由
・新しい住所
・今までの住所
・新しい世帯主
・連絡先
・No.
・異動する（した）人の氏名
・異動する（した）日本人氏名の振り仮名
・異動する（した）外国人氏名のフリガナ
・生年月日
・性別
・住民票コード
・続柄
・個人番号カードの交付の有無
・国民健康保険の被保険者の資格の有無
・後期高齢者医療の被保険者の資格の有無
・介護保険の被保険者の資格の有無
・児童手当の給付の有無
・国民年金の種別
・基礎年金番号
また、本様式の余白欄については本仕様書では規定しない。
なお、異動する（した）日本人の振り仮名の項目については、法第７条の記載事項として住民票に記載される振り仮名のみを印字することとする。
転居予約を利用した転居届について、別紙の帳票一覧・レイアウトに示すレイアウトに従い、以下の項目を直接印刷により出力できること。
・あて先
・タイトル
・届出日
・異動日
・異動事由
・新しい住所
・今までの住所
・新しい世帯主
・連絡先
・No.
・異動する（した）人の氏名
・異動する（した）日本人氏名の振り仮名
・異動する（した）外国人氏名のフリガナ
・生年月日
・性別
・続柄
【標準オプション機能】
法第24条の２第３項の規定に基づく通知がされた場合の転入届又は転居予約を利用した転居届について、別紙の帳票一覧・レイアウトに示すレイアウトに従い、実装必須機能に示した項目をCSV形式によりデータ出力できること。
【考え方・理由】
日本人氏名の振り仮名については、戸籍において法令上の記載事項とされ、法第７条における住民票の記載事項とされたことを踏まえ、戸籍における振り仮名の届出の受理地又は本籍地から連携され、法第７条の記載事項として住民票に記載される振り仮名のみ印字する。令和５年改正戸籍法から１年以内は氏のみ又は名のみ法第７条の記載事項として住民票に記載される日本人氏名の振り仮名があるところ、法第７条の記載事項として住民票に記載されていない氏又は名の振り仮名は印字されない取扱いとなる。
20.3.2 転出証明書
【実装必須機能】
転出証明書について、別紙の帳票一覧・レイアウトに示すレイアウトに従い、直接印刷により出力できること。
転出証明書に転出証明書の内容を示す二次元コードを印字すること。
また、当該二次元コードにおいて、縮退せず、SJISで符号可能なJIS X 0208と一意に変換できない文字があった場合に、行政事務標準文字図形名を示す二次元コードを印字すること。
転出証明書の末尾には、認証文を記載できることとし、複数枚に及ぶ場合には、最終ページ（通称の記載及び削除に関する事項がある場合は、当該事項も含む。）の末尾に認証文を印字できること。
【考え方・理由】
10.8（CSV形式のデータの取込）に記載のとおり、転入処理を行う際、CSV形式で提供された転出証明書に記載のデータを取り込めることとしており、この機能は、転出証明書に印字された二次元コードを読み取ったCSV形式のデータを取り込むことも想定している。ただし、二次元コードにより転出証明書に記載のデータを取り込んだ場合においても、法令の規定に基づき、署名又は記名押印された書面で行うことが必要とされている点に留意する必要がある。
しかし、転出証明書への二次元コードの印字については、二次元コード化する主体（転出地市区町村）とそれを使う主体（転入地市区町村）が異なり、転出地市区町村で二次元コードを印字しなければ転入地市区町村でも読み取れないことから、転出証明書に二次元コードを印字することを標準とする。
なお、二次元コードリーダーを備えるかどうかは各市区町村の判断に委ねられる。
20.3.3 転出証明書に準ずる証明書
【実装必須機能】
転出証明書に準ずる証明書について、直接印刷により出力できること。
レイアウトは、20.3.2に規定する転出証明書のレイアウトに以下の変更を加えたものとすること（参考までにレイアウトを別紙の帳票一覧・レイアウトに示す。）。
（変更箇所）
・表題の「転出証明書」を「転出証明書に準ずる証明書」に改める。
・「転出予定年月日」の項目名を「転出年月日」に改める。
・確認事項として「この証明書は、転出証明書の代わりに、転入届に添付すべき書類として発行したものである。」といった文言を記載する。
20.4 住民票コード通知票等
20.4.1 住民票コード通知票
【実装必須機能】
住民票コード通知票について、別紙の帳票一覧・レイアウトに示すレイアウトに従い、直接印刷により出力できること。
カスタマバーコードを記載すること。
【標準オプション機能】
旧氏又は通称が住民票に記載されている者について、氏名に当該旧氏又は通称を併記すること。
20.4.2 住民票コード変更通知票
【実装必須機能】
住民票コード変更通知票について、直接印刷により出力できること。
レイアウトは、20.4.1に規定する住民票コード通知票のレイアウトに以下の変更を加えたものとすること（参考までにレイアウトを別紙の帳票一覧・レイアウトに示す。）。
カスタマバーコードを記載すること。
（変更箇所）
・表題の「住民票コード通知票」を「住民票コード変更通知票」に改める。
・通知文の「あなたの住民票コードは上記のとおりですので通知します。」を「あなたの変更後の住民票コードは上記のとおりですので通知します。」に改める。
【標準オプション機能】
旧氏又は通称が住民票に記載されている者について、氏名に当該旧氏又は通称を併記すること。
20.4.3 住民票コード修正通知票
【実装必須機能】
住民票コード修正通知票について、直接印刷により出力できること。
レイアウトは、20.4.1に規定する住民票コード通知票のレイアウトに以下の変更を加えたものとすること（参考までにレイアウトを別紙の帳票一覧・レイアウトに示す。）。
カスタマバーコードを記載すること。
（変更箇所）
・表題の「住民票コード通知票」を「住民票コード修正通知票」に改める。
・通知文の「あなたの住民票コードは上記のとおりですので通知します。」を「あなたの修正後の住民票コードは上記のとおりですので通知します。」に改める。
【標準オプション機能】
旧氏又は通称が住民票に記載されている者について、氏名に当該旧氏又は通称を併記すること。
20.5 その他
20.5.1 支援措置期間終了通知
【実装必須機能】
支援措置期間終了通知について、別紙の帳票一覧・レイアウトに示すレイアウトに従い、直接印刷により出力できること（3.4（支援措置）参照）。
カスタマバーコードを記載すること。
【標準オプション機能】
旧氏又は通称が住民票に記載されている者について、氏名に当該旧氏又は通称を併記すること。
20.5.2 世帯主変更通知書
【実装必須機能】
世帯主変更通知書について、別紙の帳票一覧・レイアウトに示すレイアウトに従い、直接印刷により出力できること（4.0.4（世帯主不在となる場合の処理）及び4.0.5（世帯主変更依頼通知書）参照）。
カスタマバーコードを記載すること。
【標準オプション機能】
旧氏又は通称が住民票に記載されている者について、氏名に当該旧氏又は通称を併記すること。
20.5.3 世帯主変更依頼通知書
【実装必須機能】
世帯主変更依頼通知書について、別紙の帳票一覧・レイアウトに示すレイアウトに従い、直接印刷により出力できること（4.0.5（世帯主変更依頼通知書）参照）。
カスタマバーコードを記載すること。
【標準オプション機能】
旧氏又は通称が住民票に記載されている者について、氏名に当該旧氏又は通称を併記すること。
20.5.4 住民異動届受理通知
【実装必須機能】
住民異動届受理通知について、別紙の帳票一覧・レイアウトに示すレイアウトに従い、直接印刷により出力できること（4.1.0.3（住民異動届受理通知）参照）。
カスタマバーコードを記載すること。
【標準オプション機能】
旧氏又は通称が住民票に記載されている者について、氏名に当該旧氏又は通称を併記すること。
20.5.5 職権記載等通知書
【実装必須機能】
職権記載等通知書について、別紙の帳票一覧・レイアウトに示すレイアウトに従い、直接印刷により出力できること（4.2.0.1（職権による住民票の記載等）参照）。
カスタマバーコードを記載すること。
20.5.6 成年被後見人異動通知
【実装必須機能】
成年被後見人異動通知について、別紙の帳票一覧・レイアウトに示すレイアウトに従い、直接印刷により出力できること（9.4（成年被後見人）参照）。
20.5.7 住居表示決定通知書
【実装必須機能】
住居表示決定通知書について、別紙の帳票一覧・レイアウトに示すレイアウトに従い、直接印刷により出力できること（9.7（住所一括変更）参照）。
カスタマバーコードを記載すること。
【標準オプション機能】
旧氏又は通称が住民票に記載されている者について、氏名に当該旧氏又は通称を併記すること。
20.5.8 区画整理等に伴う住所変更通知
【実装必須機能】
区画整理等に伴う住所変更通知について、別紙の帳票一覧・レイアウトに示すレイアウトに従い、直接印刷により出力できること（9.7（住所一括変更）参照）。
カスタマバーコードを記載すること。
【標準オプション機能】
旧氏又は通称が住民票に記載されている者について、氏名に当該旧氏又は通称を併記すること。
20.6 住民基本台帳関係年報の調査様式
20.6.1 住民基本台帳関係年報の調査様式第１表、第１の２表及び第１の３表
【実装必須機能】
住民基本台帳関係年報の調査様式である第１表、第１の２表及び第１の３表について、「住民基本台帳関係年報の処理について（平成26年12月25日総行住第136号総務省自治行政局長通知）」において指定するレイアウトに転記できる形で出力できること（6.1（統計）参照）。
【考え方・理由】
住民基本台帳関係年報の調査様式である第１表、第１の２表及び第１の３表については、既に別途、形式が指定されている。