1 管理項目

1.1 住民データ

1.1.1 日本人住民データの管理

【実装必須機能】

日本人住民について、以下の項目を管理（※）すること。

※「管理」とは、データの設定・保持・修正ができることをいう。

【住民票記載事項に当たる項目（法第７条各号関係）】

・氏名

・氏名の振り仮名（1.1.18参照）

・旧氏

・旧氏の振り仮名（1.1.18参照）

・生年月日（和暦で管理すること。）

・性別

・世帯主の氏名及び世帯主との続柄

・世帯主である旨（世帯主である場合）

・戸籍の表示（本籍・筆頭者）

・住民となった年月日

・住所（方書を含む。）

・住所を定めた年月日

・届出の年月日

・転入前住所（国外を含む。）

・個人番号

・選挙人名簿への登録の有無

・国民健康保険の被保険者該当の有無、資格取得・喪失年月日

・後期高齢者医療の被保険者該当の有無、資格取得・喪失年月日

・介護保険の被保険者該当の有無、資格取得・喪失年月日

・国民年金の被保険者該当の有無、基礎年金番号、種別、種別の変更があった年月日、資格取得・喪失年月日

・児童手当の受給開始・終了年月

・住民票コード

【住民票の除票固有の記載事項に当たる項目】

・消除事由（転出、改製、死亡等）

・転出先住所（予定）

・事由の生じた年月日（転出の場合にあっては、転出予定年月日又は転入通知に記載された転入日のいずれか早い日）

【住民票のその他の項目】

・宛名番号

・世帯番号

・世帯員の並び順（5.2参照）

・異動履歴として管理する各項目（1.2.1参照）

・住民状態（住民）

・住民種別（日本人住民・外国人住民）

・証明書の交付履歴（1.3.8参照）

・抑止フラグ

・備考（1.1.14参照）

・メモ（1.1.15参照）

・氏名の振り仮名公証フラグ（1.1.18参照）

・旧氏の振り仮名公証フラグ（1.1.18参照）

・住所コード

・住所の郵便番号

・転入前住所の住所コード及びその郵便番号

・最終登録住所地（4.1.1.4参照）

・個人番号カードの発行状況

・成年被後見人の該当有無

・成年被後見人の審判確定日

・成年被後見人の登記日

・成年被後見人である旨を知った日

・改製記載年月日（改製記載の場合）

・再製記載年月日（再製記載の場合）

・カード用利用者証明用電子証明書シリアル番号

【住民票の除票固有のその他の項目】

・転出先住所（確定）

・届出の年月日

・転入通知年月日

・転出年月日（確定）

・改製消除年月日（改製消除の場合）

・住民状態（転出・死亡・消除等）

・転出先住所（予定）の住所コード及びその郵便番号

・転出先住所（確定）の住所コード及びその郵便番号

【標準オプション機能】

・旧世帯主（転入前の世帯主の氏名）

【考え方・理由】

中核市市長会ひな形に付記

「住所を定めた年月日」は転入時には入力する必要はないため、入力項目には含めず、また、住民票の写し等の証明書上も表示しない。ただし、転居していない場合の「住所を定めた年月日」は「住民となった年月日」と同じであるため、その場合、データ上は「住所を定めた年月日」は「住民となった年月日」と同じ日付を保持することとする。

なお、指定都市においては、「住民となった年月日」は市の住民となった年月日を入力するため、区間異動時には「住民となった年月日」を引き継ぐ必要があり、住民票の写し等の証明書上にも表示する。

生年月日については、住基ネット上は、日本人住民は和暦で管理されていることから、住民記録システムにおいても日本人住民は和暦で管理することとする。ただし、データベースに保持する形式として西暦も許容するが、入出力において和暦に変換する機能を備えること。

住所、本籍、転入前住所、転出先住所については、都道府県名についても省略せずに管理すること（1.1.2についても同様）。

「データ要件・連携要件標準仕様書」に規定されているデータ要件の標準に基づき、住民種別については日本人住民・外国人住民を、住民状態については住登者・転出者・死亡者・その他消除の区分を管理することとする（1.1.2についても同様）。

抑止フラグはエラー（処理不可）、アラート（処理可）をはじめ複数に分けて管理することも可能である（1.1.2についても同様）。

「旧世帯主（転入前の世帯主の氏名）」の情報は、住所地における戸籍の附票記載事項通知情報の入力に際し、任意項目であるため、標準オプション機能とした。

戸籍の表示（筆頭者）の振り仮名については、ベンダ意見照会の中で現在も管理していないため不要との意見が多かったことから、管理する項目としていない。

本仕様書において「振り仮名」は、日本人氏名及び旧氏における振り仮名を指す（外国人氏名及び通称の場合は「フリガナ」とする。）。

1.1.2 外国人住民データの管理

【実装必須機能】

外国人住民（法第30条の45に規定する外国人住民をいう。以下同じ。）について、以下の項目を管理すること。

【住民票記載事項に当たる項目】

・氏名（ローマ字）

・氏名（漢字）

・通称

・通称を記載した年月日

・通称を記載した市区町村

・通称を削除した年月日

・通称を削除した市区町村

・生年月日（西暦で管理すること。）

・性別

・世帯主の氏名及び世帯主との続柄

・世帯主である旨（世帯主である場合）

・住所を定めた年月日

・住所（方書を含む。）

・届出の年月日

・転入前住所（国外を含む。）

・個人番号

・国民健康保険の被保険者該当の有無、資格取得・喪失年月日

・後期高齢者医療の被保険者該当の有無、資格取得・喪失年月日

・介護保険の被保険者該当の有無、資格取得・喪失年月日

・国民年金の被保険者該当の有無、基礎年金番号、種別、種別の変更があった年月日、資格取得・喪失年月日

・児童手当の受給開始・終了年月

・住民票コード

・外国人住民となった年月日

・国籍・地域

・法第30条の45の表に規定する区分ごとの事項

　　中長期在留者

　　　中長期在留者である旨

　　　在留資格

　　　在留期間

　　　在留期間の満了の日　　　

在留カードの番号

　　特別永住者

　　　特別永住者である旨

　　　特別永住者証明書の番号

　　一時庇護許可者

　　　一時庇護許可者である旨

　　　上陸期間

　　仮滞在者

　　　仮滞在者である旨

　　　仮滞在期間

　　経過滞在者

出生又は国籍喪失による経過滞在者である旨

※外国人住民の生年月日及び法第30条の45の表の規定区分ごとの事項のうち、在留期間の満了の日は、西暦で記載すること。

【住民票の除票固有の記載事項に当たる項目】

・消除事由（転出、改製、死亡等）

・転出先住所（予定）

・事由の生じた年月日（転出の場合にあっては、転出予定年月日又は転入通知に記載された転入日のいずれか早い日）

【住民票のその他の項目】

・宛名番号

・世帯番号

・世帯員の並び順（5.2参照）

・異動履歴として管理する各項目（1.2.1参照）

・住民状態（住民）

・住民種別（日本人住民・外国人住民）

・証明書の交付履歴（1.3.8参照）

・抑止フラグ

・備考（1.1.14参照）

・メモ（1.1.15参照）

・氏名のフリガナ（1.1.18参照）

・氏名のフリガナ確認フラグ（1.1.18参照）

・通称のフリガナ（1.1.18参照）

・通称のフリガナ確認フラグ（1.1.18参照）

・通称を記載した市区町村コード

・通称を削除した市区町村コード

・氏名のカタカナ表記

・住所コード

・住所の郵便番号

・転入前住所の住所コード及びその郵便番号

・最終登録住所地（4.1.1.4参照）

・住居地の届出の有無

・法第30条の46転入である旨

・法第30条の47届出である旨

・個人番号カードの発行状況

・成年被後見人の該当有無

・成年被後見人の審判確定日

・成年被後見人の登記日

・成年被後見人である旨を知った日

・改製記載年月日（改製記載の場合）

・再製記載年月日（再製記載の場合）

・カード用利用者証明用電子証明書シリアル番号

【住民票の除票固有のその他の項目】

・転出先住所（確定）

・届出の年月日

・転入通知年月日

・転出年月日（確定）

・改製消除年月日（改製消除の場合）

・住民状態（転出・死亡・消除等）

・転出先住所（予定）の住所コード及びその郵便番号

・転出先住所（確定）の住所コード及びその郵便番号

【標準オプション機能】

・旧世帯主（転入前の世帯主の氏名）

・氏名優先区分（1.1.19参照）

・特別永住者証明書交付年月日（4.5.7参照）

・特別永住者証明書有効期限（8.2.1参照）

【考え方・理由】

法改正により外国人住民も住民基本台帳に記録されることとなった。その際、記載事項、通称の管理方法及び通称の履歴管理方法について規定された。

生年月日については、住基ネット上は、外国人住民は西暦で管理されていることから、住民記録システムにおいても外国人住民は西暦で管理することとする。

1.1.3 個人票／世帯票

【実装必須機能】

住民票を個人を単位として調製できること。

世帯全員分の住民票の写し等の交付の際には、20.1.3で規定する様式レイアウトのとおり、世帯連記式（データベース上は個人単位で管理し、帳票としての出力時に世帯単位でデータを作成する方式）によっても出力できること。

なお、個人を単位として調製できるとは、データの保有方法を問わず、住民票の写し等の交付の際に個人を単位として出力できる状態を指し、現在、データの保有方法を、世帯を単位として調製している自治体においても、住民票の写し等の交付の際に個人を単位として出力できるようにする場合については、当該機能を備えているものとみなす。

【考え方・理由】

法第６条第１項で「市町村長は、個人を単位とする住民票を世帯ごとに編成して、住民基本台帳を編成しなければならない。」と規定されていることから、本仕様書においては、住民票は個人を単位として調製するものとする。

なお、現在、データの保有方法を、世帯を単位として調製している自治体が存在することから、そのような自治体においても、住民票の写し等の交付の際に個人を単位として出力できるようにする場合については、当該機能を備えているものとみなすこととした。

1.1.4 改製

【実装必須機能】

住民票（原票）は、欄の大きさの上限（履歴を保持できる上限回数のこと。）を設けず、満欄による自動改製は行わないこと。

住民票（原票）は、任意のタイミングで手動改製ができること。

改製を行った年月日を管理できること。

特別な事由（特別養子縁組、特別養子縁組離縁、性別の変更）がある場合、異動履歴を住民票（原票）に記載し、改製しないこととすることができ得るが、住民票の写し等の証明書で履歴を記載する場合、デフォルトでは、特別な事由の履歴は記載しないようにすること。

【考え方・理由】

履歴が満欄になった場合、改製を行う自治体があるが、磁気ディスクにおいて住民票（原票）を管理する場合で、システム上の費用等の課題がない場合は、欄の大きさの上限を設けず、満欄による自動改製は行わないようにする。

住民票の写し等に記載する履歴が多すぎることを避けるというニーズや住民票の写し等に記載しない方が住民ニーズにかなう履歴があるというニーズに対して自動改製を行う自治体もあるが、これらについては、20.0.3（異動履歴の記載）において、住民票（原票）の記載事項から、住民票の写しや住民票記載事項証明書等の証明書に記載する履歴と記載しない履歴を区分できる機能を設けることで対応する。ただし、住民票（原本）については、満欄による自動改製を行わないこととし、法においては、市区町村長の判断により改製が可能であることから、任意改製の機能も設けることとする。もっとも、住民票の写し等の証明書に記載する履歴については、20.0.3（異動履歴の記載）のとおり記載の有無を区分できることとしており、特別養子縁組、特別養子縁組離縁及び性別の変更についてはデフォルトで非表示となるため、ベンダ変更や市町村合併等の場合を除き、住民票（原票）に対する任意改製は実質的にあまり発生しないと想定している。

なお、住民票（原票）に対する改製の有無を明らかにするため、改製を行った年月日を管理する。

また、「市町村長は、住民票を改製する場合には、当該住民票の消除前又は修正前の記載の移記を省略することができる」（令第13条の２）とされていることから、改製する場合においても最新の履歴以外を移記することは許容されている。

1.1.5 除票

【実装必須機能】

住民票（原票）を消除又は改製したときは、除票とすること。転出による消除については、転出予定年月日又は転入通知に記載された転入日のいずれか早い日で消除すること。

特別養子縁組の成立に伴う転出の場合に、養子の除票に係る転出先の住所を空欄にできること。

法第15条の３で規定する除票の記載事項及び統合記載欄に誤記があることが判明した場合、留意事項（1.1.14のＣ類型）に誤記である旨及び誤記修正後の記載等を入力すること。

除票となるまでは、現存者として、残存世帯員とともに続柄も管理しながら住民票の写し等の証明書を出力できること。

除票の管理方法としては、除票となった後、9.3（除票用データベースへの移行）により除票用データベースに移行されるまでは住民記録システムデータベースに保管すること。除票用データベースに移行された後は、消除後150年を経過するまで、除票用データベースにおいて管理すること。

ユーザインタフェースの工夫（例：１つの除票検索ボタンを押せば、まず住民記録システムデータベースにある除票を検索し、該当者がなければ除票用データベースにある除票を検索する）により、簡易な操作で住民記録システムデータベースと除票用データベースの２つのデータベースを検索することができること。

１年に１回以上、市区町村ごとに繁忙期を避けて、消除から５年を経過した除票について、バッチ処理により、除票用データベースへの移行作業を行うこと。

除票は、磁気ディスクにより処理年月日順に記録しておくこと。

除票固有の記載事項については、1.1.14（統合記載欄）に記載すること。

【住民票の除票固有の記載事項】

・消除事由（転出、改製、死亡等）

・転出先住所（予定）

・事由の生じた年月日（転出の場合にあっては、転出予定年月日又は転入通知に記載された転入日のいずれか早い日）

【住民票の除票のその他の項目】

・転出先住所（確定）

・届出の年月日

・転入通知年月日

・転出年月日（確定）

・改製消除年月日（改製消除の場合）

・住民状態（転出・死亡・消除等）

・転出先住所（予定）の住所コード及びその郵便番号

・転出先住所（確定）の住所コード及びその郵便番号

【考え方・理由】

現行令上、除票は150年保存とされているが、除票の写しの交付請求において、除票となった当時のそのままの様式で出力するために当時のシステム等を保有し続けることは、将来に渡り市区町村の大きな負担となり、そもそも、デジタル社会において効率的な運営とはいえない。

また、住民基本台帳の電算化を実施した時点で、既に除票となった時点での様式を出力することは不可能となっており、法における住民票の写し等の交付制度上も公証することとされているものは、記載事項のみであるため、法制度上、除票の出力において、過去の様式を維持することまでは求められていないものと解される。さらに、長期保存の除票の利用については、頻度も少ないと思料されることから限定的な機能とシステムで運用することが適切と考えられる。そのため、長期的に見た場合に問題や膨大なコストが発生する可能性の低い除票データを別データベースで管理すること（30.1参照）。

また、データのレイアウトについては、連携やデータ移行が円滑化し、庁内外のデータ連携がより容易となるとともに、地方公共団体が、性能・コスト等によりすぐれた標準準拠システムを提供する事業者に、自由に変更できる環境を実現するため、デジタル庁が規定する「データ要件・連携要件標準仕様書」におけるデータ要件の標準に従うこととする。

また、転出予定年月日の前日まで除票ではなく通常の住民票として扱う必要があり、住民票の写し等の証明書を出力する際も、現存者として残存世帯員とともに出力できる仕組み又は操作手段を備える必要がある。

また、中核市市長会ひな形では、「改製原住民票」という用語が用いられているが、改製された住民票（原票）は、制度上、除票に包含されるものであることから、本仕様書においては、「改製原住民票」という用語は用いず、「除票」に統一する。

なお、デジタル手続法による法の一部改正（令和元年６月20日施行）により、住民票（除票を含む。）情報が情報システムで活用する行政事務の基盤（個人番号や住民票コードの原本情報）であること、所有者不明土地問題への対応等、現在の居住関係の公証につながる「過去の居住関係」が公証されることへのニーズの高まり等を踏まえて、除票が公証基盤として法令上明確に位置づけられた。

これにより、除票となった時点の情報を正確かつ確実に記録しておくことが必要であることから、除票の記載事項は修正しないこととされた。よって、万が一、誤記が判明した場合は、除票の記載事項を直接修正せず、除票の留意事項（Ｃ類型）に誤記である旨及び誤記修正後の記載等を入力しておくこととする。

また、除票の記載事項ではない事項に誤記があることが判明した場合、留意事項（1.1.14のＣ類型）に誤記である旨及び誤記修正後の記載等を入力できること。

○技術的基準

第３　住民票の異動処理等

５　住民票及び除票の調製

(2)　保管

イ　除票

除票（法第15条の２第１項に規定する除票をいう。以下同じ。）は、磁気ディスクにより処理年月日順に記録しておくこと。

1.1.6 空欄

【実装必須機能】

1.1.1（日本人住民データの管理）及び1.1.2（外国人住民データの管理）に規定する項目のうち、以下の項目は、空欄を許容しないこと。その他の項目は、「基本データリスト」を参照すること。

【空欄を許容しない項目】

・日本人住民の氏名

  • 生年月日

  • 戸籍の表示（本籍・筆頭者）

  • 住民となった年月日

  • 住所

  • 住民票コード（除票の場合を除く。）

  • 外国人住民となった年月日

  • 法第30条の45の表の規定区分ごとの事項のうち、以下の項目

　 中長期在留者である旨

　 在留カードの番号（除票の場合を除く。）

　 特別永住者である旨

　 特別永住者証明書の番号

　 一時庇護許可者である旨

　 上陸期間

　 仮滞在許可者である旨

　 仮滞在期間

　 出生による経過滞在者である旨

　 国籍喪失による経過滞在者である旨

  • 宛名番号

  • 世帯番号

【考え方・理由】

日本人住民の氏名については、出生届において名が未定の場合があるが、氏は必ず記載されることから、氏名の項目としては空欄を許容しない。また、出生届は14日以内に届け出る必要があり、性別が空欄の戸籍ができることがある。戸籍の記載において性別が空欄となっている場合は、原則としては、戸籍の取扱いに準ずることとなるため、戸籍に関する届出上許容されている場合は住民票の記載時は空欄とし、確定し次第、職権で記載する。

  • 出生届に至らない子及び就籍の届出に至らない者については、1.1.12 参照。

児童養護施設へ入所する者については、世帯主や続柄の欄は空欄となる場合があり（総務省通知（昭和43年３月26日自治振第41号）第２問６）、空欄を許容することとする。

実例上、特別養子縁組の場合には、転入前住所を空欄としても差し支えないこととされている。

個人番号については、障害発生時や休日開庁等で個人番号が生成できない場合であっても、届出の受理又は証明書の交付が必要となる場合が想定されるため、記入漏れを防ぐためアラートによる注意喚起を行いつつ、空欄を許容することとしている。

空欄を許容する項目について、構成員及び準構成員に意見照会を実施したところ、かなり前から住んでいて住民となった年月日が分からない人がいるため、住民となった年月日は空欄を許容すべきであるという意見があったが、基本的に空欄となるのは該当がないか、そもそも存在しない項目であり、住民となった年月日のように該当しない人や存在しない人がいない項目については、不詳日入力ができれば空欄を許容しないことで問題なく、むしろ記載漏れでないことが確認できるため、住民となった年月日は空欄を許容しない項目として整理する。

なお、除票については、除票となった時点で制度上存在しなかった記載項目は空欄となり得るため、そのような項目については空欄を許容することとした。

1.1.7 旧氏・通称

【実装必須機能】

請求に基づき、旧氏及び旧氏の振り仮名の記載、変更及び削除ができること。

申出に基づき、通称の記載及び削除ができること。

国外へ転出した者が、その後最初の国外からの転入時に、転出時と同一の市区町村へ転入する場合、国外への転出時に記載していた旧氏及び旧氏の振り仮名又は通称を取り込むことができること。

【考え方・理由】

旧氏を併記したまま国外へ転出し、その後最初の国外からの転入時に、転出時と同一の市区町村へ転入する場合、旧氏の記載は請求に基づき、当該旧氏を引き続き記載するもので、国外転出時に記載していた旧氏を再び使用する場合に取り込むことができる機能は、記載にかかる補助機能に留まるものである。

平成21年の法改正により外国人住民も住民基本台帳に記録されることとなり、外国人住民の通称の記載及び削除に関する事項の住民票への記載等について令に規定された。

通称を登録したまま国外へ転出した者が、同一の市区町村に転入した場合においては、通称の登録は申出に基づき記載をするもので、国外転出時に記載していた通称を再び使用する場合に取り込むことができる機能は、記載にかかる補助機能に留まるものである。

1.1.8 年月日の管理

【実装必須機能】

年月日は、暦上日に限り、許容すること。ただし、1.1.1（日本人住民データの管理）、1.1.2（外国人住民データの管理）に規定する項目のうち1.1.1（日本人住民データの管理）に規定する生年月日、住民となった年月日、住所を定めた年月日、改製記載年月日、改製消除年月日及び外国人住民となった年月日並びに1.2.2（異動事由）に規定する項目のうち出生、死亡又は失踪に係る異動日については、暦上日以外の年月日（例：うるう年でない年における２月29日）も許容するとともに、以下に規定する不詳日入力一覧の不詳日を許容すること。1.1.2（外国人住民データの管理）に規定する生年月日については、以下に規定する外国人住民の生年月日不詳日入力一覧の不詳日を許容すること。

なお、住基ネットに送信する際は必要な変換を行うこと。

他システムとは「不詳」のまま連携し、不詳日の値については、住基ネットへ送付するコード定義に基づき規定する。

なお、この場合も、内部的には日付を保有しておくこと。

【不詳日入力一覧】

  • 「令和○○年頃」

  • 「令和○○年○○月頃」

  • 「令和○○年○○月○○日頃」

  • 「推定令和○○年○○月○○日」

  • 「推定令和○○年○○月」

  • 「令和○○年○（春/夏/秋/冬）」

  • 「令和○○年○○月○（上/中/下）旬」

  • 「令和○○年○○月○（上/中/下）旬頃」

  • 「年月日不詳」

  • 「令和○○年　月日不詳」

  • 「令和○○年○○月　日不詳」

  • 「令和○○年○○月○○日から令和○○年○○月○○日頃までの間」

  • 「令和○○年○○月推定○○日から○○日までの間」

  • 「令和○○年○○月○○日頃から○○日頃までの間」

【外国人住民の生年月日不詳日入力一覧】

  • 「（西暦）○○○○年００月００日」

  • 「（西暦）○○○○年○○月００日」

暦上日以外の年月日（例：うるう年でない年における２月29日）、明治45年７月30日及び大正15年12月25日の設定も許容する。

年月日の入力や管理については、1.1.1の生年月日及び1.1.2の生年月日を除き、和暦・西暦どちらを用いても差し支えない。

【実装不可機能】

みなし生年月日等を作成できること。

【考え方・理由】

不詳日の場合、他業務システム側でそれぞれの都合に応じて前寄せ・後寄せを判断する必要があること（例：保険系業務において、加入者に有利となるよう後寄せする等）、また、みなし生年月日等を入力することとした場合、連携先においてみなし生年月日等か否かを判断できないとの意見があったことから、住民記録システムとしては、みなし生年月日等は作成しない（「不詳」のまま、他システムと連携する。なお、不詳日の値については、住基ネットへ送付するコード定義に基づき規定する。）。

また、法施行前から住民である等、住民となった年月日が不明であるケースがあることから、住民となった年月日、住所を定めた年月日及び外国人住民となった年月日について、不詳日を許容する。

改製記載年月日、改製消除年月日及び再製記載年月日について原則不詳日は認められないが、古くから記録されている住民票において不詳となっている場合が考えられるため、不詳日の設定を許容することとした。

暦上日以外の年月日（例：うるう年でない年における２月29日）については、本来、存在しない日付を許容すべきではないが、戸籍側（本籍地）が修正せず、住民記録側では修正できないことがあることから、許容する。

また、準構成員から、明治45年７月30日及び大正15年12月25日と記載した住民票が存在しているとの指摘があったことから、これらの日付も許容する。

同様に、「頃」と「不詳」の使い分けについても、戸籍システムでの整理と連動するため、住民記録側では整理しない。

外国人住民の住民票の生年月日の記載は、在留カード等の記載に合わせる必要があるため、生年月日が不詳の場合の在留カード等の記載に応じた入力を許容している。

  • 内部的に日付がない場合、例えば、ある業務システムでは有効な個人番号が他の業務システムにおいては無効とされ、個人番号から特定の個人を検索した場合に該当しない等の個人番号連携エラーが発生するおそれがあり、住民記録システムと連携するシステム内部では年月日の全てを保有しておく必要がある。

1.1.9 年月日の表示

【実装必須機能】

年月日は、住民票の写し等の証明書及び画面表示において、和暦で記載・表示すること。ただし、1.1.2（外国人住民データの管理）に規定する項目のうち、外国人住民の生年月日及び法第30条の45の表の規定区分ごとの事項のうち在留期間の満了の日は、西暦で記載・表示すること。

上記の記載・表示のため1.3.6（和暦・西暦管理）による適切な変換機能を備えていること。

【実装不可機能】

年月日（1.1.2（外国人住民データの管理）に規定する項目のうち、外国人住民の生年月日及び法第30条の45の表の規定区分ごとの事項のうち在留期間の満了の日を除く。）を、住民票の写し等の証明書又は画面表示において、西暦で記載・表示（併記を含む。）すること。

1.1.2（外国人住民データの管理）に規定する項目のうち、外国人住民の生年月日及び法第30条の45の表の規定区分ごとの事項のうち在留期間の満了の日を、和暦で記載・表示（併記を含む。）すること。

【考え方・理由】

市区町村によって和暦と西暦が異なると、システムが複雑になる上、二次元コード（JIS（JIS X 0510）により規格制定されているものをいう。以下同じ。）化やOCR読込みに支障が出るため、本仕様書において、「西暦で表記すること」と整理しているもの以外は、全て和暦で表示することとする。

なお、これは証明書等で表示する際のルールであり、入力やデータの持ち方としては、和暦と西暦のどちらを用いても、記載・表示する際や他システム連携の際に適切に変換できれば差し支えない。

1.1.10 世帯主

【実装必須機能】

世帯主未設定を許容すること。

世帯主未設定の場合は、世帯主未設定の状態で他システムへ連携ができること。

未設定世帯に属する世帯員を従前の続柄の状態又は空欄の状態で他システムへ連携ができること。

【考え方・理由】

世帯主が死亡した場合等、直ちに世帯主を設定できない場合がある。

養護施設に居住する児童の場合、世帯主の欄は空欄となる場合がある。

1.1.11 続柄

【実装必須機能】

以下に示す続柄を管理できること。

①　世帯主

②　夫、妻、夫（未届）、妻（未届）、子、子（子の夫）、子（子の妻）、父、母、兄、姉、弟及び妹

③　②を４世代（※）まで「の」でつなげたもの（例：子の子の子の子）

※「世代」とは、「の」でつなげる個数を機械的に数えたものをいう。以下同じ。

④　縁故者

⑤　同居人

（留意点）

・世帯主との関係を示す上で複数の表記があり得る場合、5.2で定める世帯員の記載順位において最も上位のものとすること（例：世帯主の父の兄の子が同時に世帯主の妻でもある場合、続柄は「妻」とする。）。

・③を５世代以上つなげる必要がある場合（例：子の子の子の子の子）は、「縁故者」とすること。

・外国人住民の続柄については、世帯主との続柄を証する文書（戸籍法（昭和22年法律第224号）に基づく届出に係る受理証明書若しくは記載事項証明書又は結婚証明書若しくは出生証明書その他外国政府機関等が発行した文書であって、本人と世帯主との続柄が明らかにされているもの）、住民票の写し、住民票記載事項証明書、住民票の除票の写し、住民票除票記載事項証明書によって確認した世帯主との続柄とすること。また、世帯主との続柄を証する文書等が提出されず、事実上の親族関係が認められる場合には、世帯主との続柄は「縁故者」とすること。

【実装不可機能】

「実装必須機能」に示す以外の続柄（例：祖父、祖母、おじ、おば、甥、姪、孫、家事使用人、準世帯主、４世代以内で表記できない続柄）を管理できること。

【考え方・理由】

世代管理については、４世代以内で管理しているケースが多いことから、４世代までの管理とした。要領第２－１－(2)－エ－(ｵ)に記載されている続柄を全て表示できる必要がある。

市区町村によっては実装されている「準世帯主の登録が行えること。」のような準世帯主は、国民健康保険上の概念であるため、本仕様書では不要と整理した。

また、J-LIS提供の「既存住基システム改造仕様書」の続柄コードには、「祖父」、「祖母」、「おじ」、「おば」、「甥」、「姪」等、一部ベンダでは入力できない可能性のある続柄が存在するが、分科会における議論の結果、これらは４世代以内で表記するか、４世代で記載できない場合は、「縁故者」として記載することで足りるため、これらの続柄に対応することは不要と判断した。

1.1.12 本籍・筆頭者

【実装必須機能】

本籍・筆頭者欄は、「なし」又は「不明」と記載できること。

【考え方・理由】

総務省通知（平成30年10月２日総行住第163号）によれば、就籍の届出に至らない者については、本籍・筆頭者欄を「なし」と記載することとされている。

また、総務省通知（平成20年７月８日総行市第145号）によれば、出生届の提出に至らない子については、本籍・筆頭者欄を「なし」と記載することとされている。

また、実例上、記憶喪失等により本籍・筆頭者が明らかでない場合には「不明」と記載することとされている。

1.1.13 宛名番号・世帯番号

【実装必須機能】

宛名番号及び世帯番号は、自動付番できること。

宛名番号及び世帯番号はそれぞれ、最下位の１桁を除いて単純連番方式で付番し、最下位の１桁はチェックデジットとする。チェックデジットの算出方式はモジュラス11（M11W２～７）とする。余りが０又は１の場合、検査付番は０とする。また、本ルールの適用は新規付番に限り、付番済み番号の再付番は不要とする。

指定都市における区間異動の場合、世帯番号は新規付番し、宛名番号は異動前と同一の番号を使用すること。

【考え方・理由】

外国人住民の宛名番号を日本人住民と異なる番号体系にしている市区町村等、宛名番号に意味付けを持たせている市区町村もあるが、今回、帰化、国籍取得及び国籍喪失の場合も、宛名番号を引き継ぐこととしたことから（4.5.3～4.5.5参照）、日本人住民・外国人住民を問わず、共通したルールに基づいて宛名番号を設定することとする。

構成員・準構成員意見照会の結果、指定都市における区間異動の場合、宛名番号と世帯番号の付番ルールが区ごとに異なるため、カスタマイズになりやすいという意見があったため、付番ルールを整理。

指定都市における区間異動の場合、転入元の世帯の住民票（原票）が除票となり、新たに転入地の区で住民票（原票）が調製されることになるため、除票となった住民票（原票）と新たに調製された住民票（原票）で同一の世帯番号を使用することとすると、管理上不都合が生じる可能性があるため、区間異動の場合の世帯番号は新規付番することとする。

1.1.14 統合記載欄

【実装必須機能】

統合記載欄に異動履歴（Ａ類型）及びそれに関係する留意事項（Ｂ類型）並びに異動履歴に関係しない事項である備考（Ｃ類型）を入力できること。

留意事項については、直接関係する異動項目とひもづけて管理するとともに、20.0.3（異動履歴の記載）により統合記載欄に記載すること。他方、備考については異動履歴とは別に管理し、20.0.5（備考の記載）により統合記載欄に記載すること。

除票にあっては、これに加え、統合記載欄に除票固有の記載事項を記載すること（20.1.4（住民票の除票の写し）参照）。

異動履歴については自動で作成されること。

異動事由ごとに、あらかじめ登録した留意事項が自動入力されること。

なお、留意事項の自動入力機能は、一般市区町村においては標準オプション機能とする（実装しない場合は留意事項について自由入力できること。）。

備考については自由入力できること。ただし、特別養子縁組である旨及びその離縁に関する留意事項については以下の文言を含めること。

　・特別養子縁組となった場合：「特別養子縁組」

※ 特別養子縁組に当たり、養子が転出し、消除された住民票にあっては転出先住所（予定）及び転出先住所（確定）の異動項目と、特別養子縁組に当たり、養子が転入して作成された住民票にあっては転入前住所の異動項目とひもづけて記載。

　　・特別養子縁組を離縁した場合：「特別養子縁組離縁」

※ 特別養子縁組離縁に当たり、養子が転出し、消除された住民票にあっては転出先住所（予定）及び転出先住所（確定）の異動項目と、特別養子縁組離縁に当たり、養子が転入して作成された住民票にあっては転入前住所の異動項目とひもづけて記載。

【考え方・理由】

従来、住民票（原票）の統合記載欄に記載されている事項は、以下のとおり、３つに大別することができる。

Ａ類型・・・「年月日」／「異動事由等」／「記載等の種別」（届出・職権・申出・請求の別）で構成されるもの（20.0.3（異動履歴の記載）参照）

（例）

・異動履歴

・改製年月日

Ｂ類型・・・Ａ類型にひもづく留意事項

Ｃ類型・・・それ以外の事項（備考）

○Ｂ類型として記載する留意事項の例

○Ｃ類型として記載する備考の例

Ａ類型については、1.2.1（異動履歴の管理）に規定する異動履歴として管理し、Ｂ類型及びＣ類型については、上記に掲げる内容を留意事項及び備考としてそれぞれ記載することとする。住民票の写し等の証明書には、特別の請求又は必要である旨の申出があった場合、Ａ類型については20.0.3（異動履歴の記載）に規定するように項目ごとに欄を細分化せず、統合記載欄に記載することとし、Ｂ類型については関係する異動履歴のうち直接対応する異動項目と併せて記載することとする。他方、Ｃ類型については異動履歴とひもづくものではないため、異動履歴とは別に記載することとする。なお、Ｃ類型に記載されている内容に変更が生じた場合（例：事実上の世帯主が変更又は削除となった場合）においては、変更前の履歴を残し新たなＣ類型の備考を入力することを想定している。

証明書における統合記載欄は、本人等若しくは国若しくは地方公共団体の機関による特別の請求又は第三者若しくは特定事務受任者による必要である旨の申出を受けて、いずれもプライバシー保護の観点等から市区町村長の判断により記載するかしないかを選択し、記載を選択した場合、記載できることとする。ただし、Ｃ類型のうち、「除票の記載事項及び統合記載欄に誤記があることが判明した年月日・理由、誤記の箇所及び誤記修正後の記載」について写しを交付する際に記載しない場合、第三者が写しの交付を受けた際に悪用等のリスクも想定されるため、当該内容については必ず統合記載欄に記載すること。なお、特別の請求又は必要である旨の申出に基づき表示する項目に関する誤記である旨等については、デフォルトでは省略とし、市区町村長の判断で当該項目自体を表示して交付する場合にのみ記載すること。

なお、Ａ類型の性別の変更があった旨、Ｂ類型の特別養子である旨の記載及びその離縁については、デフォルトで非表示とする。

中核市市長会ひな形においては、異動事由ごとに、あらかじめ登録した備考文をもとに備考が自動編集できることとしているが、本仕様書では、異動に関する事項はＡ類型の異動履歴として自動で記載されることとした。また、留意事項の自動入力については、市区町村照会において政令市から事務運用の効率上必要との意見があったことを踏まえ、一般市区町村については標準オプション機能として整理した。他方、異動履歴にひもづかない備考の文例や自動入力の事由は設けないこととする。

氏名のカタカナ表記については、印鑑登録証明に係る事務処理上の必要性によるものであることから他システムと連携できる形式でデータを保持する必要がある。

1.1.15 メモ

【実装必須機能】

個人を単位とし、記載事項を限定しないメモ入力ができること。

メモを入力した者の操作者ID及び日時が記録されること。

メモの修正・削除について履歴管理すること。

メモ入力されたものについては、住民票の写し等の証明書に出力されないこと。

【考え方・理由】

中核市市長会ひな形では抑止設定に限定してメモ機能を記載しているが、準構成員からの意見を踏まえ、メモ機能については、1.1.14（統合記載欄）に記載したもの以外の証明書に出力しない事項について、限定せずに記載できる機能とした。

また、メモは個人単位で保持しているメモを複数に分割して管理することも可能である。

なお、個人情報保護の観点にも十分留意の上で記載することが重要である。

1.1.16 支援措置対象者管理

【実装必須機能】

支援措置の実施に当たっては、支援措置対象者の住民票（原票）及び除票（原票）に支援措置対象者である旨の表示ができるとともに、住民記録システム内に以下に掲げる項目のデータベースを構築し、住民票（原票）及び除票の当該表示から画面遷移し、支援措置責任者又は支援措置責任者の了承を得た者のみが端末画面上でデータベースを確認できること。

＜当初受付市区町村で管理すべきデータベース上の項目＞

○支援措置申出書情報

【申出者に関する項目】

・氏名

・生年月日

・住所（支援措置対象住所）

・連絡先（電話番号、携帯電話番号、メールアドレス等）

・申出者の状況（配偶者暴力防止法、ストーカー規制法、児童虐待防止法、その他前記に準ずるケースから選択できること。）

・支援を求める事務及び住所等

住民基本台帳の閲覧（現住所）の支援措置希望有無

住民票の写し等の交付（現住所）の支援措置希望有無

住民票の除票の写し等の交付（前住所等）の支援措置希望有無及び前住所等

戸籍の附票の写しの交付（現本籍）の支援措置希望有無及び現本籍

戸籍の附票の写し又は戸籍の附票の除票の写しの交付（前本籍等）の支援措置希望有無及び前本籍等

固定資産所在市区町村における支援措置に準じた支援（所在地）の希望有無及び対象の固定資産所在市区町村

【支援措置対象者の相手方に関する項目】（判明している場合）

・氏名

・生年月日

・住所

・その他（任意の文言を登録できること。）

【併せて支援を求める者に関する項目】

・氏名

・生年月日

・申出者との関係

・支援を求める事務及び住所等

住民基本台帳の閲覧（現住所）の支援措置希望有無

住民票の写し等の交付（現住所）の支援措置希望有無

住民票の除票の写し等の交付（前住所等）の支援措置希望有無及び前住所等

戸籍の附票の写しの交付（現本籍）の支援措置希望有無及び現本籍

戸籍の附票の写し又は戸籍の附票の除票の写しの交付（前本籍等）の支援措置希望有無及び前本籍等

固定資産所在市区町村における支援措置に準じた支援（所在地）の希望有無及び対象の固定資産所在市区町村

なお、支援措置対象者の相手方及び併せて支援を求める者については複数人設定できること。

○支援措置に関するその他項目（申出書情報に追加で登録できること。）

【申出者に関する項目】

・日本人氏名の振り仮名

・旧氏及び旧氏の振り仮名

・外国人氏名のフリガナ

・通称及び通称のフリガナ

・宛名番号

・性別

・その他（任意の文言を登録できること。）

【支援措置対象者の相手方に関する項目】（判明している場合）

・性別

・その他（任意の文言を登録できること。）

【併せて支援を求める者に関する項目】

・日本人氏名の振り仮名

・旧氏及び旧氏の振り仮名

・外国人氏名のフリガナ

・通称及び通称のフリガナ

・宛名番号

・性別

・その他（任意の文言を登録できること。）

○転送情報

・転送先市区町村

・転送年月日

○支援措置の期間

・支援措置の開始年月日

・支援措置の終了年月日

○仮支援措置

・仮支援措置の有無

・仮支援措置の開始年月日

・仮支援措置の終了年月日

　＜当初受付市区町村から転送を受けた他の市区町村が管理すべきデータベース上の項目＞

○支援措置申出書情報

【申出者に関する項目】

・氏名

・生年月日

・住所（支援措置対象住所）

・連絡先（電話番号、携帯電話番号、メールアドレス等）

・申出者の状況（配偶者暴力防止法、ストーカー規制法、児童虐待防止法、その他前記に準ずるケースから選択できること。）

・転送を受けた他の市区町村が支援を求められている事務（住民基本台帳の閲覧、住民票の写し等の交付、住民票の除票の写し等の交付から選択）（複数登録できること。）

【支援措置対象者の相手方に関する項目】（判明している場合）

・氏名

・生年月日

・住所

・その他（任意の文言を登録できること。）

【併せて支援を求める者に関する項目】

・氏名

・生年月日

・申出者との関係

・支援を求める事務（住民基本台帳の閲覧、住民票の写し等の交付、住民票の除票の写し等の交付から選択）

なお、支援措置対象者の相手方及び併せて支援を求める者については複数人設定できること。

○支援措置に関するその他項目（申出書情報に追加で登録できること。）

【申出者に関する項目】

・日本人氏名の振り仮名

・旧氏及び旧氏の振り仮名

・外国人氏名のフリガナ

・通称及び通称のフリガナ

・宛名番号

・性別

・支援を求められている事務が住民票の除票の写し等の交付の場合、支援措置対象住所の住所種別（転入通知に基づいて記載した転出先住所（確定）、転出届に基づいて記載した転出先住所（予定）、統合記載欄に記載された転出先住所（※）等から選択できること。）（複数登録できること。）

  • 統合記載欄に記載された転出先住所とは、誤記修正後の記載として統合記載欄Ｃ類型に記載された住所を指す（併せて支援を求める者に関する項目においても同様）。

・その他（任意の文言を登録できること。）

【支援措置対象者の相手方に関する項目】（判明している場合）

・性別

・その他（任意の文言を登録できること。）

【併せて支援を求める者に関する項目】

・日本人氏名の振り仮名

・旧氏及び旧氏の振り仮名

・外国人氏名のフリガナ

・通称及び通称のフリガナ

・宛名番号

・性別

・支援を求められている事務が住民票の除票の写し等の交付の場合、支援措置対象住所の住所種別（転入通知に基づいて記載した転出先住所（確定）、転出届に基づいて記載した転出先住所（予定）、統合記載欄に記載された転出先住所等から選択できること。）（複数登録できること。）

・その他（任意の文言を登録できること。）

○転送情報

・転送された支援措置申出書の受付年月日

・支援の必要性がないことを確認したときの申出者への連絡年月日

・当初受付市区町村

○支援措置の期間

・支援措置の開始年月日

・支援措置の終了年月日

○仮支援措置

・仮支援措置の有無

・仮支援措置の開始年月日

・仮支援措置の終了年月日

なお、支援措置対象者の氏名及び宛名番号並びに併せて支援措置を求める者の氏名及び宛名番号、支援を求める事務及び住所等並びに支援措置の期間以外の項目については、住民記録システム以外のシステムでのデータベースの構築も可能とするが、その場合でも住民票（原票）の支援措置対象者である旨の表示から画面遷移し、端末画面上でデータベースを確認できる機能を備えること。

【考え方・理由】

総務省通知（令和４年３月31日総行住第32号、総税固第８号）で「住民基本台帳事務における支援措置申出書」の様式例を示し、申出書に記載する事項を例示しており、上記の項目を抜粋した。

除票の場合は、住所の履歴、転出届に基づいて記載した転出先住所（予定）、転入通知に基づいて記載した転出先の住所にも現住所が表示される可能性があり、データベース上で確認できる必要がある。

支援措置においては、申出がなされてから、支援措置の必要性を確認し、実際に支援措置を開始するまでの間も、被害者保護のために、仮支援措置が必要となる場合があり得、仮支援措置の有無についてもデータベース上確認できる必要がある。

10.3（操作権限管理）において、利用者ごとの表示・閲覧項目及び実施処理の制御ができることとしており、各市区町村の支援措置に係る事務の実情に合わせて、データベースの閲覧権限や閲覧項目、閲覧を実施する際の処理等について、管理できるものである。

本籍地について、住所の変更がない場合であっても本籍地が複数回変更することがあり得ることから、現住が記載されている戸籍の附票又は戸籍の附票の除票の写しを保存している全ての市区町村で支援措置を講ずる必要がある。

なお、支援措置対象者の氏名及び宛名番号、併せて支援措置を求める者の氏名及び宛名番号、支援を求める事務及び住所等並びに支援措置の期間以外の項目については、準構成員への意見照会の結果、宛名システム等で支援措置対象者に係る情報を管理しているとの意見が多く見られたため、住民記録システム以外のシステムでのデータベース構築を可能とした。

1.1.17 郵便番号

【実装必須機能】

住所、転入前住所、転出先住所（予定）及び転出先住所（確定）の郵便番号を管理すること。

【考え方・理由】

構成員及び準構成員に意見照会を実施した結果、自市区町村内の住所、転入前住所及び転出先住所とも、郵送のニーズが一定以上あるとの回答が多かったため、便宜的に管理項目とする。

1.1.18 振り仮名・フリガナ

【実装必須機能】

日本人氏名の振り仮名及び日本人氏名の振り仮名公証フラグ（当該振り仮名が法第７条の記載事項として住民票に記載されているかどうかを示すフラグ）を管理すること。

また、旧氏の振り仮名及び旧氏の振り仮名公証フラグ（当該振り仮名が法第７条の記載事項として住民票に記載されているかどうかを示すフラグ）を管理すること。

外国人氏名及び通称のフリガナ及びフリガナ確認フラグ（本人への確認の有無を示すフラグ）を管理すること。

なお、日本人氏名及び旧氏の振り仮名並びに外国人氏名及び通称のフリガナについては、カタカナで管理することとし、CSへの送信の際は住基ネットの仕様に合わせて送信できること。

日本人氏名及び旧氏の振り仮名については拗音及び促音が区別できること。

【考え方・理由】

日本人氏名及び旧氏の振り仮名が、法第７条各号における住民票の記載事項とされたことから、本仕様書において「振り仮名」は日本人氏名及び旧氏の振り仮名を指す（外国人氏名及び通称の場合は「フリガナ」とする。）。

なお、日本人氏名の振り仮名は、戸籍における振り仮名の届出の受理地又は本籍地から連携され、法第７条の記載事項として住民票に記載されることとなるが、令和５年改正戸籍法の施行日から起算して１年以内に限り、戸籍の筆頭に記載されている者は氏の振り仮名を、戸籍に記載されている者は名の振り仮名の届出をすることができるとされていることから、日本人の氏又は名のそれぞれの振り仮名が戸籍における振り仮名の届出の受理地又は本籍地から連携され、法第７条の記載事項として住民票に記載されていることを管理する「日本人氏名の振り仮名公証フラグ」が必要となる。当該フラグが立っていない日本人氏名の振り仮名については、法第7条の記載事項として記載された振り仮名ではなく、住民記録システムで事実上保持している振り仮名となる。また、氏のみ又は名のみの振り仮名が戸籍において振り仮名の届出の受理地又は本籍地から連携された場合において、連携された氏又は名の振り仮名のみを上書きして当該振り仮名に上記フラグを立て、連携されていない氏又は名の振り仮名については従前の振り仮名データを維持することに留意すること。除票においては、氏名の振り仮名が記載されている者と記載されない者が混在し続けるため、令和５年改正戸籍法の施行日から１年経過した後も「日本人氏名の振り仮名公証フラグ」による管理が必要である。

旧氏の振り仮名については住民基本台帳法施行令の一部改正により、法第７条に基づく住民票の記載事項に追加されることとなるが、旧氏記載者は当該政令の施行日から１年以内に限り、住所地の市町村にその旧氏の振り仮名を請求することができることから、旧氏の振り仮名が公証され、法第７条の記載事項として住民票に記載されていることを管理する「旧氏の振り仮名公証フラグ」が必要となる。

外国人氏名及び通称のフリガナについては、住民票の記載事項として法に規定されておらず、市区町村がその読み方を認定するという性格のものではないが、市区町村が住民記録の整理のために管理上、必要であるということで便宜的に記載されていることから、2.1.2（検索文字入力）や2.1.3（基本検索）における検索項目として活用できることとしている。また、要領第２－１－(2)－アにおいて、「氏名には、できるだけふりがなを付すことが適当である。その場合には、住民の確認を得る等の方法により、誤りのないように留意しなければならない。」とされているものであるが、実際には本人に確認できたものとできていないものがあることから、本人に対する確認の有無を区別するため、外国人氏名及び通称のフリガナについて本人への確認の有無を示すフラグを住民記録システムにおいて管理することとする。

1.1.19 氏名優先区分

【標準オプション機能】

郵便物の送付先の記載に対して氏名優先区分（例：外国人住民について、通称のみの記載を希望するか、本名のみの記載を希望するか。）を管理すること。

【考え方・理由】

外国人住民に対して郵便物を送付する際、通称のみ記載してほしい、又は、本名のみ記載してほしいといった要望に配慮した対応をするために、どの類型かを示す氏名優先区分を必要とする市区町村があったが、必ずしも全市区町村においてそのような運用をしているとは限らないことから、標準オプション機能とする。当該機能を実装しない場合、デフォルトでは通称が記載されることとする。

なお、通称が登録されていない者においては、以下理由から「氏名（漢字）」、「氏名（ローマ字）」の順で表示すること。

・在留カード及び特定在留カードの記載は原則としてローマ字氏名だが、入管法規則第19条の７において、漢字圏の外国人からの申出により、特別に漢字氏名の併記が認められており、当該者については、社会生活上も漢字氏名を使用している可能性が高いこと。

・J-LISの既存住基システム改造仕様書で示されている「住民票コード通知票」の宛名氏名の仕様においては、優先度の高い順に、通称、漢字氏名、ローマ字氏名とされており、既に既存の住民記録システムにおいても、上記の優先順位に基づいてシステムを構築、事務処理を行っている団体が相当数あることが想定されること。

1.2 異動履歴データ

1.2.1 異動履歴の管理

【実装必須機能】

1.1.1（日本人住民データの管理）及び1.1.2（外国人住民データの管理）に規定する異動履歴（留意事項の異動を含む。）は、以下の項目を管理すること。

・異動者（4.0.1参照）

・異動事由として管理する項目（1.2.2参照）

・異動日（4.0.3参照）

・処理日（4.0.3参照）

・届出日（令第11条に規定する届出の場合に限る。4.1.0.2参照）

・申出日（「申出による職権記載等」（4.2.0.5参照）及び「通称の記載・削除」（1.1.7参照）の場合に限る。）

・通知日

・請求日（「旧氏の記載・変更・削除」（1.1.7参照）の場合に限る。）

・入力場所

・入力端末名

・留意事項（1.1.14参照）

また、別途管理している操作者ID及び操作日時（10.2参照）については、異動履歴とひもづけることができること。

また、異動したデータ自体については、以下のとおり、時点ごとに全項目の履歴データを持つ方式により管理すること。

・住民票に記載する各項目を１列とし、全項目を１行で保持する。

なお、世帯ごとに共通のデータも個人ごとに保持する。

・データキーは、宛名番号と履歴番号でユニークとする。履歴番号は１からの単純連番とする。

・履歴は、データキーの履歴番号をカウントアップし、項目内容の変更有無にかかわらず、全項目の内容を保持する。

・履歴番号が最大のデータを１件セレクトすることで、その個人の直近データの全項目を取得する。

例：青木太郎が松町１番地へ転入、その後、松町８番地へ転居

　　同時に、青木花子が青木太郎の世帯へ転入した場合は以下のとおりとなる。

宛名番号　履歴番号　世帯番号　住所　　　　氏名　　　　生年月日　　　性別　異動事由　…

0000001　 1　　　　0000100 松町１番地　青木　太郎　平成15.01.07　男　　国内転入　…

0000001　　2　　　　0000100 　松町８番地　青木　太郎　平成15.01.07　男　　転居　…

0000002　　1　　　　0000100 　松町８番地　青木　花子　平成17.12.30　女　　国内転入　…

【考え方・理由】

特別の請求又は必要である旨の申出を受けて住民票の写し等に記載される異動履歴については、市区町村・ベンダごとにデータ構造が様々であるが、準構成員への意見照会の結果を踏まえ、時点ごとに全項目の履歴データを持つ方式を採用することとする。

1.2.2 異動事由

【実装必須機能】

システムが管理する異動事由コード及び付随する区分により、以下の区分が行えること。

また、以下の区分からシステムが管理する異動事由コード及び付随する区分にマッピングができること。

異動事由は、以下のとおり区分すること。

○記載の事由

・国内転入

・国外転入等

・出生

・職権記載（帰化等）（※日本人住民のみ）

・職権記載（国籍喪失）（※外国人住民のみ）

・職権記載

・改製

・再製

・異動の取消し（増）

○消除の事由

・国内転出

・国外転出

・死亡

・職権消除（帰化等）（※外国人住民のみ）

・職権消除（国籍喪失）（※日本人住民のみ）

・職権消除

・改製

・異動の取消し（減）

○修正の事由

・転居

・軽微な修正

・職権修正

・誤記修正

・個人番号の変更請求

・個人番号の職権修正

・個人番号の職権記載

・住民票コードの変更請求

・住民票コードの職権記載

・世帯分離

・世帯合併

・世帯変更

・世帯主変更

・旧氏の記載（旧氏の振り仮名を含む。）

・旧氏の変更（旧氏の振り仮名を含む。）

・旧氏の削除（旧氏の振り仮名を含む。）

・通称の記載

・通称の削除

・異動の取消し（修正）

【考え方・理由】

異動事由等についても、今後のデータ連携等の検討のため、標準化すべきであることから示すもの。

前提として、本仕様書において異動事由"コード"というデータベースの物理的な異動事由コードのラインナップは定義していない。本仕様書の「区分すること。」は、各社のパッケージの異動事由コード及び付随する区分が、本仕様書の論理的な区分にマッピングできることと考える。

本仕様書では、法第30条の６において市区町村長が住基ネットを通じて都道府県知事に本人確認情報を通知する際の異動事由について、規則第11条で定める異動事由に基づく分類を行っている。その他、世帯変更届に基づく異動事由や異動の取消し等の必要な異動事由を設けている。

出生、死亡又は失踪の日付以外にも移行データにおいては不詳日が存在したが、本仕様書としては通常ケースを想定した記載で足りるため、出生、死亡又は失踪の日以外の異動日に不詳の記載は設けない。

また、一部の異動事由について、該当する例を挙げれば、以下のとおりである。

・国外転入等（例：国外からの転入、法第30条の46転入及び法第30条の47届出）

・異動の取消し（増）（例：転出や死亡等の異動を取り消す場合）

・職権消除等（例：実態調査、失踪の届出に基づく職権消除等）

・異動の取消し（減）（例：転入や出生等の異動を取り消す場合）

・世帯変更（例：甲世帯の世帯員の一部が乙世帯の世帯員となった場合）

・異動の取消し（修正）（例：転居や世帯変更等の異動を取り消す場合）

なお、職権記録書はシステムに職権記録データとして保持されているという理解であり、職権記録書を作成する機能は設けていない。

○技術的基準

　第３　住民票の異動処理等

　　２　職権記録書の作成

　　　　職権により住民票の記録、消除又は記録の修正（以下「記録等」という。）を行う場合は、職権により住民票の記録等を行う事項を記載した書類（以下「職権記録書」という。）を作成すること。

　　３　届出書及び職権記録書の保存

　　　　届出書及び職権記録書の保存に当たっては、その保存方法について定めること。

1.3 その他の管理項目

1.3.1 入力場所・入力端末

【実装必須機能】

システムログや証明書発行管理に使用するため、住民記録システムを使用する場所として、本庁、支所、出張所、住民記録システム利用課等の入力場所及び入力端末等の登録管理ができること。

指定都市においては、行政区（総合区を設置している場合は総合区。以下同じ。）（区役所）を管理できること。

【考え方・理由】

中核市市長会ひな形に付記

システムログや証明書発行管理に使用するための住民記録システムを使用する場所（本庁・支所・出張所・住民記録システム利用課等の入力場所）及び入力端末等を管理する機能が必要。

なお、当該機能については、標準準拠システムで実装するか、共通基盤等で実装するかを問わない。

1.3.2 住居表示・地番管理、番地・枝番等コード管理

【実装必須機能】

住居表示・区画整理等におけるデータ及び住所を設定することができる地番（特殊地番を含む。）をマスタ管理・表示できること。

ソート機能のため、番地・枝番・部屋番号等を数値によりコード管理できること。なお、番地・枝番・部屋番号等が文字列の場合も数値に変換した上で管理すること。

【考え方・理由】

住所を入力する際、設定できる住所であるかの判定を行うため、住居表示においては現存する住居番号、地番においては住所を設定することができる地番（特殊地番を含む。）を管理する必要がある。

なお、住居表示・区画整理等における一括処理については9.7（住所一括変更）に記載。

また、市区町村照会において、レコードを住所順にソートする場合に番地等を数字で構成する項目が必要との意見があったことを踏まえ番地・枝番等のコード管理について記載した。

1.3.3 住所辞書管理

【実装必須機能】

必要に応じ速やかに、最新の住所情報に更新すること。国名又は地域名については、毎年、最新の情報に更新すること。ただし、本籍地等の（旧）町名等が入力できること。

住所情報は、職員でも容易に修正できること。

住所辞書については全国的に提供されるものを使用し、都道府県市区町村コード、町字コード及び国名コードは「データ要件・連携要件標準仕様書」に規定されている「基本データリスト」に従うこと。

あわせて、郵便番号についても管理できること。

住所カナ入力（例えば、東京都日野市神明の場合であれば、「ト　ヒ　シ」のように、住所の頭の数文字を入力することをいう。）をすることで、郵便番号及び住所が自動で入力されること。また、郵便番号を入力することで、住所が自動で入力されること。

住所及び本籍について都道府県名→市区町村名→大字→小字の順に一覧表から順番に選択していくことで住所辞書からの引用ができること。

【考え方・理由】

中核市市長会ひな形に付記

全国住所辞書は複数の事業者が提供していることから、特定しないこととした。

分科会における議論の結果、住所カナ入力も郵便番号による住所入力もともにニーズがあると判断し、両機能を盛り込むこととした。

1.3.4 方書管理

【実装必須機能】

方書（アパートやマンション、寮等）を登録管理できること。

また、住所に応じた方書がひもづけられていること。

なお、これらのマスタ情報は職員管理を前提としており、容易にできること。

【標準オプション機能】

方書のカナを登録管理できること。

また、住民登録できない又は住民登録にあたり施設管理者の承諾を必要とする等の特殊な方書を登録管理できること。

【考え方・理由】

中核市市長会ひな形に付記

また、方書が住所にひもづけられている旨、職員管理が前提である旨を追記。

なお、住所選択における方書候補表示の機能については、4.0.7（方書入力補助）に記載。

構成員及び準構成員に意見照会をしたところ、特に小規模市区町村の中には、住民記録システムを用いず、職員が管理をするケースもあるという意見があったことから、当該機能を用いるか用いないかは市区町村の判断とする。

都市部においては大型マンションの建設が進んでおり、方書管理は必要。

また、住所を表記する際、市区町村ごとに定める一定戸数以上の部屋番号は方書ではなく住所の枝番号として記載するため、住所記載の正確性の観点でも住所に応じた方書がひもづけられていることは必要。

私設私書箱、漫画喫茶、簡易宿泊所、ウィークリーマンション、カプセルホテル等住所登録できない場所を登録管理するという意見があったが、一層の確認を要することを認識するための目的であれば、一部の団体の利用に留まることが想定されるため、標準オプション機能とした。

1.3.5 地区管理

【標準オプション機能】

市区町村の区域を複数の区域に分割した地区について登録管理できること。

【考え方・理由】

市区町村へ照会したところ、町内会、自治会、学区域やいくつかの集落の集まりである、いわゆる「行政区」等市区町村の区域を複数の区域に分割した任意の地区について住民記録システムにおいて管理することについて、一定のニーズがあったことから標準オプション機能として記載。

1.3.6 和暦・西暦管理

【実装必須機能】

和暦と西暦の対応及び変換のためのマスタ情報を管理できること。

また、元号が改正された場合、パラメータ設定による元号変更対応ができること。

【考え方・理由】

中核市市長会ひな形を踏襲

1.3.7 公印管理

【実装必須機能】

市区町村長及び職務代理者の公印を管理できること。

指定都市の場合は他区長及びその職務代理者の公印を管理できることも含む。

【考え方・理由】

中核市市長会ひな形を踏襲

1.3.8 交付履歴の管理

【実装必須機能】

1.1.1（日本人住民データの管理）及び1.1.2（外国人住民データの管理）に規定する証明書の交付履歴（20.1.1（住民票の写し）、20.1.3（住民票の写し（世帯連記式））、20.1.4（住民票の除票の写し）、20.1.2（住民票記載事項証明書・住民票除票記載事項証明書）、20.3.2（転出証明書）、20.3.3（転出証明書に準ずる証明書）、20.4.1（住民票コード通知票）、20.4.2（住民票コード変更通知票）及び20.4.3（住民票コード修正通知票）に関するもの）は、市区町村が定める期間、以下の項目を管理すること。

・交付年月日時

・交付場所

・交付対象者

・証明書の種別

・交付区分（本人等請求、公用請求、第三者請求、広域交付）

・記載事項

・枚数

・発行番号

・発行端末名、操作者ID

・処分情報（誤って発行した証明書を処分した場合にはその旨の記録）

また、上記交付履歴の項目について、コンビニで交付された場合も同様に管理するとともに、広域交付住民票の場合についてはCSへの送信履歴をもって交付履歴と同様の取扱いとし、同様に管理すること。

【標準オプション機能】

　　　指定都市においては、1.1.1（日本人住民データの管理）及び1.1.2（外国人住民データの管理）に規定する証明書の交付履歴（20.1.1（住民票の写し）、20.1.3（住民票の写し（世帯連記式））、20.1.4（住民票の除票の写し）、20.1.2（住民票記載事項証明書・住民票除票記載事項証明書）に関するもの）は、市が定める期間、手数料の有無を管理すること。

【実装不可機能】

市区町村が定める期間内に、交付履歴データを削除できること。

【考え方・理由】

交付履歴を含む証明書の発行状況は、情報開示請求の際等に必要となる。

また、交付履歴の保管期間は、情報開示請求対応期間を根拠とした（市区町村の多くは、保存期間を１年又は２年（まれに３年）と規定）が市区町村ごとに異なるため、市区町村が定められることとした。

なお、コンビニ交付の場合の交付履歴についても、同様の項目を管理すること。

手数料の有無にかかる項目を管理することによって、集計等の業務効率化の資するものと考えられることから、人口規模の大きい指定都市においては標準オプションとした。

1.3.9 認証者

【実装必須機能】

証明書等の認証者は、市区町村長と職務代理者の２件について、職名・氏名を管理できること。

また、期間等事前に登録した条件によって、自動的に切り替わることができるよう職務代理者期間を管理できること。

指定都市においては、他区長及びその職務代理者の職名・氏名を管理できることも含む。

【実装不可機能】

証明書等の認証者を「○○長　公印」のように氏名空欄とできること。

【考え方・理由】

中核市市長会ひな形を踏襲

認証者を管理する件数については、２件で足りるため、「２件以上」ではなく「２件」と明記。

なお、要領第２－４－(1)－⑥－ウに、「記名押印」と定められていることから、「〇〇長　公印」のように氏名を空欄とする記載は許容されない。

指定都市においては、証明書の発行等の事務は区長の権限で行うこととされていることから、区長と区長の職務代理者を管理できることとする。