5 証明

5.1 証明書記載事項

【実装必須機能】

住民票の写し、住民票の除票の写し、住民票記載事項証明書又は住民票除票記載事項証明書を発行する際は、世帯全員分又は一部の世帯員について選択できること。また、形式の指定（世帯連記式か否か、履歴の有無）、省略の指定ができ、デフォルトでは特別の請求又は必要である旨の申出がある場合を除き省略又は記載の選択ができること。外国人の場合は、国籍・地域、法第30条の45に規定する区分、在留資格、在留期間等、満了日、在留カード等の番号、通称の記載及び削除に関する事項の省略も指定できること。

証明書には、認証文（第４章に記載のもの）、電子公印及び発行番号を出力すること。

証明書の様式については、第４章に定める様式とすること。

証明書が複数枚にわたる場合は、最終ページのみに認証文及び電子公印が印字されること。

なお、別紙により通称の記載及び削除に関する事項を出力する場合は、別紙を含めた最終ページに認証文を出力すること。

転出届に基づく転出予定年月日前に証明書を交付する場合は、転出届に基づき記録を行った事項を省略して印字すること。

【実装不可機能】

以前住民であったが、既に住民票が消除されて除票に記載されている者と当該者とかつて同世帯であり、現在、住民票に記載されている者とを世帯連記式により同じ住民票の写しに記載できること。

異動時に、証明書の交付日と異動日をチェックし、交付日を遡る異動が発生した場合は、アラート等で注意喚起すること。

備考（Ｃ類型）以外の欄に通称住所を記載できること。

転出予定者が存在する世帯について、証明書を発行する際にアラートを表示すること。

【考え方・理由】

中核市市長会ひな形に付記

省略の指定について、世帯連記式の形式を指定した場合は、世帯員ごとに指定できる機能を想定している。

一人世帯の方が単身であることを他人に知られたくないという申出があった場合にも、こういったケースへの配慮は記載事項証明書で対応可能であり、住民票の写しは戸籍のように謄本と抄本の区別がなく、世帯全員である旨を認証文により示すニーズがあると考えられるため、「……世帯全員の住民票の原票と相違ない……」という認証文は維持する。

認証文の位置については、令第15条に「当該住民票の写しの末尾に原本と相違ない旨を記載しなければならない」と明記されているため、最終ページのみに印字することとした。

なお、除票の写しと住民票の写しを１つの票の中で区分して表記することは困難であるため、当該機能については、実装不可機能とした。

また、住民票の写し等の証明書を交付した後、その交付日を遡る異動（転居・死亡等）が発生した際、交付済の証明書の回収をするために、異動届時に異動日と交付日の確認等をカスタマイズしている市区町村もあるが、交付済の証明書の回収は制度上求められておらず、構成員・準構成員意見照会の結果、アラートとしてもニーズは低いと考えられるため、証明書回収の事務は不要であり、そのための機能もアラートを含め、実装しないこととする。

郵便・宅配で通用する「通称住所」と、庁舎内で通用する「公証住所」を記載できるという機能をカスタマイズ実装している市区町村もあるが、ニーズのある市区町村は少ないため、統合記載欄（1.1.14参照）に備考（Ｃ類型）として記載することができることとしており、それ以外に特別の欄を設けることは標準機能としては不要である。

そのほか、証明書の発行時、転出予定者が存在する場合に、転出予定者が存在する旨のアラートをカスタマイズ実装する市区町村もあるが、転出予定者がいても証明書発行時点では他の世帯員と変わらず住民であり、証明書において他の世帯員と扱いが変わることはないので、そのような機能は不要である。

• 住民票の証明事項のうち、法でいう基礎証明事項以外については、省略指定を可能（省略がデフォルト）とする。

○技術的基準

第５　住民票の写し等の発行

１　住民票及び除票の写しの発行

　請求書及び申出書により、住民票の写し（法第12条第１項に規定する住民票の写しをいう。以下同じ。）及び除票の写し（法第15条の４第１項に規定する除票の写しをいう。以下同じ。）の交付の請求及び申出があった場合には、その発行に際しては、審査した請求書及び申出書に基づき、端末機画面で該当者を検索し、プリンタから打ち出した書類を認証して交付すること。

○技術的基準

第５　住民票の写し等の発行

１　住民票及び除票の写しの発行

（略）

転出届に基づき記録を行った住民票について、転出予定年月日前にその写しを交付する場合は、当該転出届に基づき記録を行った事項を省略して交付すること。

5.2 世帯員の並び順

【実装必須機能】

世帯連記式の住民票の写しにおいて、世帯員の記載順序は、以下により設定でき、設定情報については、保持されること。ただし、世帯員の並び順を任意に設定することもできることとする。

なお、転入等により既設の世帯に入る者については、以下の並び順に自動で並び替えることとするが、市区町村長が任意に並び替えることが適当と認めるときは、並び替えることも差し支えない。

• 第１順位

第１順位には、世帯主、世帯主の配偶者及び世帯主の子が属し、以下の並び順によることとする。

　　　＜第１順位内の並び順＞

１－１：世帯主

１－２：配偶者

１－３：世帯主の子（第２順位に属する者を除き、生年月日の順、生年

月日が同じである場合には、宛名番号の順）

• 第２順位

世帯主の子の家族（筆頭者が同一の世帯員又は婚姻関係（準婚を含む。）にある者とその子）が世帯内にいる場合には、第２順位に属することとし、以下の並び順によることとする。　

また、当該世帯主の子を含めて第２順位に属する家族が複数ある場合には、世帯主の子の生年月日の順（生年月日が同じである場合には、宛名番号の順）に家族を並べることとする。例えば、長男の家族と次男の家族が同一世帯である場合には、長男の家族の方が次男の家族よりも並び順が先になる。

　　　＜第２順位内の並び順＞

２－１：世帯主の子

２－２：世帯主の子の配偶者

２－３：世帯主の子の子（生年月日の順。生年月日が同じである場合には、宛名番号の順）

• 第３順位

第３順位には、世帯主の家族で、夫婦とその子の一団に属しない者が属し、以下の並び順によることとする。

　　　＜第３順位内の並び順＞

３－１：父母（筆頭者の方を先に記載。筆頭者がいない場合は、生年月日の順とし、生年月日が同じである場合には、宛名番号の順）

３－２：兄弟姉妹（生年月日の順。生年月日が同じである場合には、宛名番号の順）

３－３：祖父母（筆頭者の方を先に記載。筆頭者がいない場合は、生年月日の順とし、生年月日が同じである場合には、宛名番号の順）

• 第４順位

第４順位には、世帯主の家族以外の者が属し、以下の並び順によることとする。

第３順位に含まれない世帯主の親族については、第４順位に属する。

例えば、配偶者側の父母、兄弟姉妹、祖父母は、第４順位に属することとなり、その並び順は第３順位に倣うこととする。

　　　＜第４順位の並び順＞

４－１：親族（生年月日の順。生年月日が同じである場合には、宛名番号の順）

４－２：縁故者（生年月日の順。生年月日が同じである場合には、宛名番号の順）

４－３：同居人（生年月日の順。生年月日が同じである場合には、宛名番号の順）

例１）妻の兄と妻の弟では、前者を先に記載

例２）妻の兄（宛名番号：123･･･45）と妻の姉（宛名番号：124･･･67）

が双子で生年月日が同じ場合、宛名番号の順に記載

また、親族・縁故者の家族（準婚を含む。）が世帯内にいる場合、第４順位に属することとし、家族内の並び順については第２順位に倣うこととする。

なお、世帯内に属する親族・縁故者の家族が複数ある場合には、当該親族・縁故者の世代の順、生年月日の順、宛名番号の順に家族を並べることとする。

【実装不可機能】

「実装必須機能」で示す以外の並び順ルールを定められること。

【考え方・理由】

世帯連記式の住民票の写しにおける世帯員の並び順については、要領等で定められたものがなく、市区町村やベンダごとにまちまちであることから、要領第２－１－(2)－アで規定する世帯票の場合における世帯員の記載順序に倣い、上記のとおり標準化することとした。

世帯主の子の家族に外国人が含まれている場合等、記載順序が自動で設定できない場合においても、続柄・記載順番を住民に確認し、任意に設定できる記載順番機能において正しく設定し、印字することが望ましい。

5.3 振り仮名・フリガナ

【実装必須機能】

住民票の写し（世帯連記式を含む。）、住民票の除票の写し、住民票記載事項証明書、住民票除票記載事項証明書、転出証明書、転出証明書に準ずる証明書、住民基本台帳の一部の写し（閲覧用）及び職権記載等通知書において、それぞれの氏名及び旧氏の項目の上の振り仮名欄に、法第７条の記載事項として住民票に記載された日本人氏名及び旧氏の振り仮名をカタカナで記載する。

なお、日本人の氏又は名のみの振り仮名を記載する場合並びに氏及び名の振り仮名のいずれも記載しない場合は、以下のように記載すること。

（記載例）

（氏の振り仮名のみ記載する場合）

（名の振り仮名のみ記載する場合）

（氏及び名の振り仮名のいずれも記載しない場合）

【標準オプション機能】

住民票の写し（世帯連記式を含む。）、住民票の除票の写し、住民票記載事項証明書、住民票除票記載事項証明書、転出証明書、転出証明書に準ずる証明書及び住民基本台帳の一部の写し（閲覧用）の氏名（外国人住民のみ）及び通称の項目は、それぞれの項目の内容の後に括弧書きでカタカナによるフリガナを記載するかどうかを選択でき、記載することを選択した場合、以下のように記載すること。

（記載例）

【実装不可機能】

住民票の写し（世帯連記式を含む。）、住民票の除票の写し、住民票記載事項証明書、住民票除票記載事項証明書、転出証明書、転出証明書に準ずる証明書、住民基本台帳の一部の写し（閲覧用）及び職権記載等通知書の日本人氏名及び旧氏の振り仮名欄以外の項目に、日本人氏名及び旧氏の振り仮名を記載できること。

また、住民票の写し（世帯連記式を含む。）、住民票の除票の写し、住民票記載事項証明書、住民票除票記載事項証明書、転出証明書、転出証明書に準ずる証明書及び住民基本台帳の一部の写し（閲覧用）の氏名及び通称以外の項目に、外国人氏名及び通称のフリガナを記載できること。

括弧書き以外の方法で外国人氏名及び通称のフリガナを記載できること。

日本人氏名及び旧氏の振り仮名並びに外国人氏名及び通称のフリガナをひらがなにより記載できること。

【考え方・理由】

日本人氏名及び旧氏の振り仮名について、法第７条における住民票の記載事項とすることとされたことから、住民票の写し等に氏名の振り仮名の項目を設けて記載する。

なお、令和５年改正戸籍法の施行日から起算して１年以内は、日本人の氏又は名のみのそれぞれの振り仮名が届出されることが想定されるため、「日本人氏名の振り仮名公証フラグ」により、日本人住民の氏又は名のみの振り仮名が戸籍における振り仮名の届出の受理地又は本籍地から連携され、法第７条の住民票記載事項として住民票に記載されていることを確認し、当該振り仮名が住民票の写し等に記載できる必要がある。住民票の写し等において、氏又は名のみが記載されている場合は、記載されていない氏又は名の振り仮名については、氏名の振り仮名欄に「【氏空欄】」、「【名空欄】」と表記することとする。氏及び名ともに記載されていない日本人氏名の振り仮名については、項目名及び項目内容を＊表示とする。また、 住民票の除票の写し及び住民票除票記載事項証明書においては、改正戸籍法の施行日から１年を経過した後も、氏名の振り仮名が記載される者と記載されない者が混在し続けるため、「日本人氏名の振り仮名公証フラグ」にて公証されていることが確認された者における日本人氏名の振り仮名のみ記載することに留意すること。

旧氏の振り仮名を住民票の記載事項とする住民基本台帳法施行令の一部改正施行日から1年以内は、住所地市区町村に対し、旧氏の振り仮名が請求されることが想定されるため、「旧氏の振り仮名公証フラグ」により、旧氏の振り仮名が公証されていることが確認された者における旧氏の振り仮名について住民票の写し等に記載できる必要がある。

外国人氏名及び通称のフリガナについては、住民票の記載事項として法に規定されておらず、市区町村がその読み方を認定するという性格のものではないが、市区町村によっては、住民サービスの観点等により、住民の求めに対して住民票の写し等に外国人氏名及び通称のフリガナを付記することとしている例があることを踏まえ、標準仕様書上、【実装必須機能】に加えるべきではないものの、当該市区町村の責任において引き続きサービスを提供することを妨げることはしないこととし、【標準オプション機能】として整理したものである。

外国人氏名及び通称のフリガナの配置については、住民票の記載事項である日本人氏名の振り仮名と区別するため、振り仮名欄に記載するのではなく、各項目の記載内容の後ろに、括弧書きで表記することとする。

外国人住民における住民票の写し等において、氏名の振り仮名欄は、他の項目と同様、項目名及び項目内容を＊表示とすること（20.0.2参照）。

5.4 方書の記載

【実装必須機能】

住所等に方書が含まれる場合は、住民票記載事項証明書及び住民票除票記載事項証明書の交付請求において、省略せず、全ての証明書に必ず記載すること。

【考え方・理由】

方書については、要領第２－１－(2)－キにおいて、アパート名、居室の番号や「何某（間貸人氏名）方」まで含め、記載すべきことが明示されているため、必ず記載することとする。

5.5 発行番号

【実装必須機能】

発行番号を証明書に印字することができること。

また、発行番号の一部を発行場所単位を示す番号とすることができること。

発行番号は以下の表示方法とすること。

発行年月日・市区町村名・発行端末名番号・発行プリンタ番号・発行された順に付された番号・ページ数／総ページ数

例： 20200502 ●●市 本庁1 プリンタ001 011 1/2

なお、必ずしも出力機器を特定できない場合については、空欄とすることもできること。

複数部数を発行する場合は、１部ずつ異なる発行番号とすること。

【実装不可機能】

発行された庁舎名等を証明書に印字することができること。

【考え方・理由】

中核市市長会ひな形に付記

なお、発行された庁舎名等を証明書に印字する機能については、発行番号により発行場所が分かるため不要。

市区町村の小規模拠点等では端末を置かずにプリンタのみを置いてリモート出力しているケースがあるため、追跡のためにプリンタ番号も発行番号として表示する。

発行された順に付された番号については、日ごと、発行場所ごと、証明書ごとでの連番とすること。

なお、コンビニ交付による証明書の発行番号については、証明発行サーバが住民記録システムと別システムであることから、証明発行サーバにおいて、別に管理されるものである。

5.6 公印・職名の印字

【実装必須機能】

システムから出力される公印印字に対応する証明書等には、証明書ごとに、市区町村長又は職務代理者の職名・氏名、公印印字の有無及び公印の種類（市区町村長又は職務代理者の印）を選択できること。また、市区町村長又は職務代理者の職名を印字する場合は、都道府県名を印字すること。ただし、指定都市においては都道府県名を省略することも可能とする。

なお、公印は電子公印に対応し、種類（市区町村長又は職務代理者の印、証明書専用の印、カード券面用の印）を選択できること。また、「この印は黒色です」等の任意の固定文言を印字できること。

なお、電子公印は最大25㎜角の黒色とし、本庁・支所ごとの登録管理は不要とする。

【実装不可機能】

支所・出張所の専用公印を持つこと。

【考え方・理由】

中核市市長会ひな形の記載を採用し、電子公印対応を付記

居所の公証たる住民票の写しや各種通知等は公文書に当たるため、公印が必要。ただし、各市区町村における規定等により通知によっては公印省略を可能としている場合もある。磁気ディスクをもって調製された住民基本台帳の一部の写しには電子印の使用が認められているので、住民票の写しに押印する電子印の管理機能が必要となる。

現在の住民記録システムでは、電子印が一般的であり、そのイメージを管理する機能が必要。

法的には公印の押印は必ずしも必要ないが、各市区町村の文書管理規程等により義務付けられているもの（公印及び契印の押印）。

認証者や公印等は、証明書ごとに選択できる方が良いこと、電子公印の縦横の最大サイズを規定した方が良いこと、また、黒色であることの規定が必要であることを踏まえて追記。

また、公印の種類は２種類以上管理できることとした方が良い（証明書専用印等あり）。

支所・出張所の専用公印を持っている市区町村もあるが、電子公印でなく、実物の公印を使っていた時代の名残であり、発行番号で出力場所の管理が可能であることから、支所・出張所の専用公印を持つ機能は不要。

指定都市や特別区等においては、市区町村長又は職務代理者の職名を印字する場合に、都道府県名の印字を省略する運用としている市区町村もあるが、指定都市においては、区名も印字することから都道府県名を印字しないとした場合においても一意に示せないことは起こりえないことから、指定都市においては都道府県名は省略できることとした。

なお、5.5 （発行番号）において、「発行番号の一部を発行場所単位を示す番号とすることができること」としており、発行場所は発行番号により判断することができる。

5.7 公用表示

【実装必須機能】

証明書（住民票の写し、住民票の除票の写し、住民票記載事項証明書、住民票除票記載事項証明書）に「公用」の表示（印字）ができること。

【実装不可機能】

証明書に「附票通知」や「規定により免除」と表示できること。

【考え方・理由】

「住民票の写しの交付制度等のあり方に関する検討会報告書（平成19年２月）」では、国・地方公共団体の機関が、法令で定める事務を遂行するために必要であることを明らかにした場合を、「公用請求」として定義している。

これらを受け、住民票の写し、住民票の除票の写し、住民票記載事項証明書及び住民票除票記載事項証明書に「公用」と表示（印字）することは、本人等の請求や第三者からの申出による住民票の写し等の交付と区別する上で必要といえる。

中核市市長会ひな形のような、証明書に「附票通知」を表示する機能については、法第19条第４項で電子的に行うこととされているため不要。

「規定により免除」を印字する市区町村もあるが、分科会における議論の結果、「規定により免除」の印字はシステム上で行うニーズがないため、不要。

5.8 文字溢れ対応

【実装必須機能】

システムから出力される証明書等の出力項目に文字溢れが発生した場合は、文字の大きさを調整する等して、文字超過とならないようすること。

なお、文字数が多くやむを得ず文字溢れが生じる場合は、アラートを表示して注意喚起するとともに、文字超過リストを出力して、文字溢れした情報を確認できるようにすること。ただし、住民票の写しや住民票記載事項証明書等の証明書については、出力時に文字溢れしている旨のアラートを表示し、デフォルトで該当項目を限界まで出力するか該当項目を空白で出力するかを選択でき、出力時に変更することもできること。

【考え方・理由】

中核市市長会ひな形に付記

証明書に正しく印字されない文字溢れについては、職員に注意喚起し、手動で修正や確認等、個別に対応する必要があるため。