4 異動
4.0.1 異動者
【実装必須機能】
異動処理において、対象者を住民データから選択できること。その際、基本検索により個人単位で検索できるものとすること。
指定都市においては、異動者を操作者の属する区に住所を置く者に限定することができること（区間異動（区間転入）を除く。）。
4.0.2 異動日・処理日
【実装必須機能】
異動処理においては、異動日及び処理日を入力できること。異動日は、デフォルトでは処理日とし、必要に応じて異動日を修正できること。
異動日は、処理当日以前の日のみを入力できること。処理日は、処理当日が自動入力されること。
【実装不可機能】
処理当日以外を処理日として入力できること。
【考え方・理由】
異動日は処理当日であることが多いことから、異動日についてはデフォルトで処理日が入力されることとした。
また、異動日は、過去しか認められていないので、処理当日以前の日のみを入力できることとした。
4.0.3 審査・決裁
【実装必須機能】
印鑑の異動処理に係る仮登録及び本登録を行えること。異動入力した内容は仮登録として、審査（決裁）により本登録とする。
仮登録の情報では、取消、修正等ができ、異動処理、印鑑登録証明書発行、印鑑の登録に関する照会書発行については、抑止されること。
仮登録一覧は、画面に表示され、異動者を選択できること。また、常時又は印鑑登録システム終了前に仮登録の者が存在することを表示できること。
また、仮登録一覧は、全部、一部（選択異動者及び入力支所等を単位とした一部）ごとに表示、本登録できること。ただし、全部本登録については、件数に上限をかけることができることとする。
【仮登録】
・異動情報がシステムに入力され、その内容がいったんシステム上に保存されているが、未審査又は審査中であり、印鑑登録原票にまだ記載されていない状態（登録申請情報又は印鑑の登録に関する照会書を発行できない状態（印影を含む。）をシステムへ入力し、一時保存している状態）
・異動処理が確定されておらず、異動履歴とならない状態
・仮登録中のデータに基づく証明書等は交付できないようにする（コンビニ交付を含む。）。
【本登録】
・ 異動情報がシステムに入力され、審査（決裁）を経てその内容がシステム上に保存されて、印鑑登録状態が「登録」となり印鑑登録されている状態又は印鑑登録状態が「照会中」となり、印鑑の登録に関する照会書を発行できる状態
・ 異動処理が確定され、異動履歴となる状態
・ 確定情報となるため、証明書、印鑑の登録に関する照会書等に反映される。
【考え方・理由】
住民記録システムと同様、仮登録の情報については取消・修正が可能。また、既に登録のあった住民の印鑑登録を廃止した後、再度登録する際、以前の本登録情報に基づく登録も検討されたが、古い情報に基づく登録となるため盛り込まないこととした。
また、登録に当たり文書による照会を実施する場合は、照会を行うための仮登録及び審査（決裁）を行うことも想定される。 回答があった場合には、当該「照会中」の情報をもとに審査（決裁）のうえ、印鑑登録状態を「登録」にできる。
住民票の写し等と比べ、記載事項が限られることや証明書の発行数が相対的に少ないことから、誤記のおそれが少ないため、審査（決裁）機能を備えなくとも良いとの意見もあったが、責任者の審査（決裁）がないまま登録することは自治体による公証制度である以上想定されず、複数の者によるチェックを受ける等一定のプロセスや組織としての意思決定が必要であることから、審査（決裁）機能は実装必須機能とする。なお、審査（決裁）を実施する方法について本仕様書では規定しないが、仮登録の内容が妥当であるか責任者が確認するプロセスを経ること、また記録することで、「職員が単独で登録を完了する」ことが発生しない運用とすることが肝要である。審査（決裁）の実施者についても、不在時や繁忙期時等を想定し、システム上での処理は代決者が行うことも許容する。
4.4 印鑑登録
4.4.1 世帯内印鑑登録状況・印影表示
4.1.1.1 世帯内印影表示
【実装必須機能】
登録申請者の世帯内印影票を表示できること。必要に応じて世帯内印影票を出力できること。その際、世帯内印影には仮登録及び照会中の印影を含むこと。なお、印鑑本体から印影を読み取る等により可視台帳を作成しない場合においては、印影の読込み後、新規で仮登録する印影と、世帯内印影を画面上にて比較できること。
【標準オプション機能】
1.1.1（日本人住民データの管理）及び1.1.2（外国人住民データの管理）に規定する世帯員の並び順（住民記録システム標準仕様書「5.2 世帯員の並び順」）に従った並び順で世帯内印影票を出力できること。
【考え方・理由】
印鑑登録申請書に押印された登録予定の印影と、当該機能により出力した世帯内印影票の印影を目検にて比較することを想定しているが、出力した世帯内印影票を使用して比較することも可能。
4.4.2 即時登録
4.1.2.1 即時登録
【実装必須機能】
本人からの登録申請等に基づき、印鑑の即時登録ができること。登録時には1.1.1（日本人住民データの管理）及び1.1.2（外国人住民データの管理）に規定する項目を入力できること。住民記録システム等の印鑑登録システム以外のシステムでのデータベースで管理している場合は、当該データベースから自動入力できること。また、1.2.1（異動履歴の管理）において規定している項目も併せて入力できること。
既に印鑑登録を受けている者から新しい印鑑による登録の申請があった場合、申請同日に旧印鑑での印鑑登録証明書の交付（コンビニ交付を含む。）があったときには、同日に旧印鑑登録証明書を回収しない限り、新しい印鑑の登録ができないため、必要なアラートを表示できること。
【考え方・理由】
既に印鑑登録を受けている者から新しい印鑑による登録の申請があった場合、申請同日に既に旧印鑑での印鑑登録証明書の交付があったときは旧印鑑での印鑑登録証明書を回収しない限り、新しい印鑑の登録ができない運用とすることとした。
なお、住民記録システムにおける住民票の写し等証明書については、発行済の証明書の回収を制度上求めていないこととなっている。しかしながら、印鑑登録業務においては住所の異動がなくとも印鑑登録情報を更新することができるため、住民記録システムとは異なり、同日発行の旧印鑑での印鑑登録証明書は回収する運用としている。
印鑑登録証明書に表示されている印鑑が正しいことを証明する証明書にも関わらず、異なる印影の証明書が同日に複数発行されていることは証明書の役割から考えると不適切であることも、回収する理由である。
4.1.2.2 印鑑登録原票確認票出力
【実装必須機能】
仮登録等を含めた登録処理の後、印鑑登録原票確認票を出力できること。
6.1.1（印鑑登録証明書交付）で表示した印鑑の印鑑登録原票確認票を出力できること。
【考え方・理由】
正しく印鑑登録ができたかを出力した紙にて確認する場合を想定した機能。本登録を実施する前に確認する目的で出力することが想定されるが、本登録後に確認する目的で使用しても良い。
4.4.3 保証人
4.1.3.1 保証人確認
【標準オプション機能】
保証人による登録を行う場合、保証人確認票を表示できること。また、異動事由を「保証人登録」とし異動履歴を管理できること。
必要に応じて保証人確認票を出力できること。
【実装不可機能】
保証人を付しての登録申請については、登録後に印鑑の登録をした旨を保証人に通知できること。
【考え方・理由】
保証人方式は、窓口において申請者の印鑑登録事務を実施する前に行われる事務であり、本人確認書類を所持していない者でも印鑑登録を可能とする機能である。事務処理要領上可能な方法だが、実施していない自治体もあるため、標準オプション機能とした。
保証人の持つ印鑑の印影照合のために、保証人確認票を出力する機能が必要となる。保証人は印鑑登録済みの住民であることが前提となっているため、保証人の検索は、２（検索・照会・操作）の機能による。
ただし、住民でない保証人を許容する自治体も存在することから、手動による保証人入力は可能とする。なお、この場合の印鑑登録番号の入力については市外在住者であることが分かる任意の番号を入力する想定である。
また、申請者の本人確認ができない場合において、虚偽の申請でないかの確認のための通知は、4.1.3.2（交付確認）にて実施する。
4.1.3.2 交付確認
【標準オプション機能】
保証人を付しての登録申請については、登録後に登録申請者本人宛の、印鑑登録を実施したことを教示するための印鑑登録確認通知書を出力できること。
【考え方・理由】
保証人方式は、事務処理要領上可能な方法だが、実施していない自治体もあるため、標準オプション機能とした。
4.4.4 印鑑照会及び回答
4.1.4.1 照会中
【実装必須機能】
印鑑の登録の申請があったとき、即時登録せず、文書で照会する場合、印鑑登録状態を「照会中」とすること。登録時には1.1.1（日本人住民データの管理）及び1.1.2（外国人住民データの管理）に規定する項目を入力できること。住民記録システム等の印鑑登録システム以外のシステムでのデータベースで管理している場合は、当該データベースから自動入力できること。
文書で照会する場合の申請情報についても、1.2.1（異動履歴の管理）にて異動履歴を管理すること。この場合の異動区分は「照会の事由」とすること。
【実装不可機能】
印影無しで照会中での登録ができること。
【考え方・理由】
照会回答登録を通じて印鑑の照合確認を確実に行えるようにする観点から、「照会中」は実装必須機能とする。
印影無しで登録を実施しているとの意見もあったが、１回目に代理人が来庁した際に押印された印影と照会書に押印された印影が一致していることで、本人が意図する印鑑が登録されたことを確認する必要があるため、許容しない。
また、照会情報について、「照会中」は印鑑の登録に至っていない状態であるが、住民への説明の観点等から、その異動履歴についても管理することとした。
4.1.4.2 印鑑の登録に関する照会書発行
【実装必須機能】
文書による照会を行う場合、印鑑の登録に関する照会書を出力できること。照会書ごとに回答期限年月日を設定できること。デフォルトの設定は、回答期限は自治体ごとに設定された日数とし、回答期限が閉庁日の場合は翌開庁日とすること。
印鑑の登録に関する照会書の送付先は、デフォルトの設定を住民票上の住所とし、申出により住所を修正できること。
再出力する場合には、印鑑の登録に関する照会書に「再発行」である旨を表示できること。その際、再発行した場合における回答期限は、デフォルトでは当初の期限とし、必要に応じて回答期限を修正できること。また、必要に応じて「再発行」の表示をしないことを選択できること。
【標準オプション機能】
照会書発行時に連番等で任意の桁数の照会番号を付番し、照会書に印字できること。
照会番号が付番されている場合、照会番号で検索を実施できること。
【考え方・理由】
文書による照会を実施する場合の回答期限について、自治体の条例等により異なるため、自治体ごとにデフォルトの日数を選択できることとする。また、期限が閉庁日の場合の期限は、地方自治法第４条の２第４項に基づき、翌開庁日とする。開庁日又は閉庁日のマスタ管理については、非機能要件において整理される。
また、照会書送付先の住所は、虚偽申請を防ぐため通常は本人への送付が原則であることから住民票上の住所への送付とする。ただし、入院時等の理由で代理人から申出があった際、手紙や電話等でその事実を確認できた場合には住民票上以外の住所への送付も許容するため、修正ができることとした。
照会書の再発行は原則「再発行」である旨を表示するが、プリンタエラーによる汚損等で再発行が必要になる場合も想定されるため、「再発行」の表示は必要に応じて選択できることとした。
また、回答登録の際に照会書に記載された照会番号で検索を実施し登録を行うことが精度向上につながるとの意見があったため、照会番号の付番及び印字を標準オプション機能とした。照会番号ではなく登録番号で管理することも想定されるが、印鑑登録者識別カード等の券面をバーコードで読み込み登録番号を設定する場合、登録番号が設定されるのは回答登録時であることから、別途照会番号として設けることも可能とした。
4.1.4.3 照会状況管理
【実装必須機能】
照会中の登録申請者のみを検索できること。
検索結果を一覧表示し、照会年月日、回答期限年月日及び入力場所を確認できること。
回答期限年月日を修正できること。
4.1.4.4 申請者の申請取りやめに伴う照会中の取消し
【実装必須機能】
照会中の申請について、登録申請者が申請を取り止めた場合には、照会の取消しができ、印鑑登録状態を「照会取消」とすること。取り消した照会情報についても、1.2.1（異動履歴の管理）にて異動履歴を管理すること。この場合の異動区分は「照会の事由」とすること。
照会中の印鑑登録を取消しした場合、印鑑登録原票確認票を出力できること。
【考え方・理由】
照会情報の取消しについて、印鑑の登録に至っていない状態であるが、住民への説明の観点等から、その異動履歴についても管理することとした。
4.1.4.5 期限切れによる照会中の取消し
【実装必須機能】
回答期限を指定して照会中状態の印鑑登録を取消しでき、印鑑登録状態を「照会取消」とすること。取り消した照会情報についても、1.2.1（異動履歴の管理）にて異動履歴を管理すること。この場合の異動区分は「照会の事由」とすること。
予約実行で毎日自動的に回答期限切れの照会中状態の印鑑登録を取消しできること。
【考え方・理由】
4.1.4.4（申請者の申請取りやめに伴う照会中の取消し）と同じ。
4.1.4.6 回答登録
【実装必須機能】
回答書に基づいて、照会中の印鑑登録原票の内容をもとに印鑑登録状態を「登録」にできること。印鑑登録時には1.1.1（日本人住民データの管理）及び1.1.2（外国人住民データの管理）に規定する項目を入力できること。住民記録システム等の印鑑登録システム以外のシステムでのデータベースで管理している場合は、当該データベースから自動入力できること。また、1.2.1（異動履歴の管理）において規定している項目も併せて入力できること。
【考え方・理由】
回答があった場合には、照会中の情報をもとに審査（決裁）のうえ、印鑑登録状態を「登録」にできることとした。
代理人によって照会書が持参された場合、回答登録後に本人確認通知を実施することとしている自治体もあったが、照会回答登録の制度を通じて本人確認が実施できていることが想定されるため、機能として盛り込まないこととした。
4.4.5 印影登録
4.1.5.1 印影読込み
【実装必須機能】
印影はスキャナで読み取り登録できること。又は、印鑑本体から直接読み取り登録できること。印影の解像度は600dpiとするが、標準準拠システム移行前に当該解像度以外で読み取った印影については、そのままの解像度で差し支えない取扱いとする。読み取った印影はBMP形式で保持できること又はBMP形式に可逆変換できること（例：TIFF）。いずれであっても、BMP形式におけるバイナリ構造を保持できること。読み取った印影について必要な部分のみの切り出し処理が行えること。スキャナでの印影読込み時に濃度が調整できること。スキャナで読み込んだ印影を回転させ、体裁を整えることができること。スキャナの読取り位置を設定できること。
印影は原寸大で読み込み、印影を表示する際は原寸大で表示できること。
読み込む印影の選択枠幅又は選択枠高さの閾値を設定できること。
【標準オプション機能】
可視台帳（押印前）又は住民が印影を押下するための申請書を出力できること。
【考え方・理由】
平成２年７月30日付自治振第72号通知では「印鑑登録原票」は印影以外のデータと印影の紙両方のことを指していたが、印影及び印影以外の情報をシステム上に登録した内容を「印鑑登録原票」と指すこととする。なお、当該機能要件は、印影を紙に押下し作成した台帳（可視台帳）を保管する運用を妨げるものではない。可視台帳の保管運用を全て廃止することも検討されたが、全国照会にて質問へ回答いただいたところ約七割の自治体において可視台帳を保管したいとの意見があったため、保管については規定しない取扱いとした。
印影の解像度については標準仕様として600dpiとするが、標準準拠システム移行前に当該解像度以外で読み取った印影については全国照会の意見から解像度が様々存在することを確認したため、当該印影ついては600dpi以外の解像度も許容することとした。
標準準拠システム移行前に読み取ったイメージデータを除き、原則は600dpiで保持することを求めている。その際の形式として①BMP形式、②BMP形式に可逆変換できる形式としているが、②の形式で保持する場合には、可逆変換前の形式においても600dpiとなるような形式で保持されるものを指している。
また、データ形式の変換及び印影の回転は、印影に変更を加えないまま実施することを想定しており、改ざんに当たらない。濃度調整についても、元の印影を損なうような調整にならないものを指している。印影の周辺の汚れ（黒点）を削除できることも検討されたが、印影の改ざんとの境目を明確にできないことから盛り込まないこととした。
印影の読取りについては、可視台帳、住民が印影を押下した申請書、印鑑本体からの読取り等自治体によって様々であったため、読取り方法は規定しない。そのため、可視台帳（押印前）や住民が印影を押下するための申請書の出力については、いずれも標準オプション機能とした。
4.1.5.2 印影登録
【実装必須機能】
4.1.5.1（印影読込み）で読み込んだ印影を印鑑登録できること。回答書持参の場合は、照会中の印影で印鑑登録ができること。
4.5 職権抹消
4.2.1 職権抹消
【実装必須機能】
意思能力を有しない者に該当した場合や二重登録が発見された場合、その他その者に係る印鑑の登録を抹消すべき事由が生じたときは、印鑑の登録を職権で抹消できること。その際、1.2.1（異動履歴の管理）において規定している項目を入力できること。
【考え方・理由】
令和元年12月12日通知において既に印鑑の登録を受けている者が意思能力を有しない者であることを知った場合は職権で抹消することとされている。また、「二重登録」とは、紙管理の取扱いにおいて発生していたことを想定しているが、同じ者が別の印鑑で別のデータとして登録されることを指している。
4.2.2 住民記録連動抹消
【実装必須機能】
印鑑の登録を受けている者の住民票の消除が発生した場合（令第８条の２の規定により消除された場合を除く。）、住民記録システムと連動し、自動的に当該者の印鑑の登録を抹消できること。照会中の登録申請者の住民票に上記の異動が発生した場合は、住民記録システムと連動し、自動的に当該申請が取り消されること。
また、対象者を一覧で確認できること、又は対象者を抽出したファイルを作成できること。住民記録システムとの連動は、デジタル庁を中心に検討することとされたデータ要件・連携要件に対応し、住民記録システムから最新の登録情報が照会でき、管理することで、30.1（データ構造）に規定する最新データの保持を実現できること。
指定都市の区間異動（区間転入）の場合は、転出区での印鑑登録情報を転入区側に引き継ぎ利用できること。
【考え方・理由】
住民票が消除された場合は住民記録システムから印鑑登録システムに自動連携され抹消とする。
4.2.3 抹消通知
【実装必須機能】
4.2.1（職権抹消）による印鑑の登録の抹消のうち、住民票の消除を除く事由による登録の抹消及び4.4.1.1（廃止の申請）又は4.4.1.2（印鑑又は印鑑登録証等の亡失）において届出の際に本人確認が十分にできなかった場合又は代理人が届出をした場合については、印鑑の登録を受けている者宛ての印鑑登録抹消通知書の出力ができること。
なお、既に印鑑登録を受けている者が成年被後見人であることを知った場合には、印鑑登録抹消通知書の出力ができること。
印鑑登録抹消通知書には抹消事由が印字できること。
4.6 職権修正
4.3.1 職権修正
【実装必須機能】
登録者の届出を受けて職権修正する場合は、印影を除く、1.1.1（日本人住民データの管理）及び1.1.2（外国人住民データの管理）に規定する項目の修正ができること。
【実装不可機能】
印鑑登録原票に記載されている住所について、住民票に記載された住所の方書を削除できること。
【考え方・理由】
既に登録番号が印字されている印鑑登録証等を使用している自治体において、印鑑登録証等の汚損・毀損が発生した場合には、引換交付で登録番号の修正も実施する必要があることから、登録番号を含めた住民記録で管理している項目以外の印鑑登録データの修正を可能とした。
4.3.2 住民記録連動修正
【実装必須機能】
氏名変更、旧氏の変更、旧氏の削除、通称の記載、通称の削除、氏名のカタカナ表記の変更、氏名のカタカナ表記の削除及び成年被後見人に該当した場合については、住民記録システムと連動し、エラーとしてその旨を表示すること。登録を受けている印影に影響がない場合は、印鑑登録の職権修正ができること。修正後、印鑑登録原票確認票を出力できること。印影に影響がある場合又は成年被後見人に該当した場合においては、印鑑登録の職権抹消ができること。また、対象者を一覧で確認できること、又は対象者を抽出したファイルを作成できること。
住民記録システムとの連動は、デジタル庁を中心に検討することとされたデータ要件・連携要件に対応し、住民記録システムから最新の登録情報が照会でき、管理することで、30.1（データ構造）に規定する最新データの保持を実現できること。
【考え方・理由】
氏名変更、旧氏の変更、旧氏の削除、通称の記載、通称の削除、氏名のカタカナ表記の変更及び氏名のカタカナ表記の削除の場合については、抹消又は修正のいずれの対応とするか運用での判断が必要であるため、エラーでその旨を表示し、個別に確認することとした。また、成年被後見人に該当した場合については原則として抹消となるが、その者に対し、当該印鑑の登録が抹消されたことを通知するとともに、再度印鑑の登録を受けるための手続について案内する必要があるため、エラーとして表示し個別に確認することとした。
アラートとして表示することも検討されたが、運用での判断を行う前に誤って証明書等が発行されないよう、アラートではなくエラーとした。
4.3.3 誤記修正
【実装必須機能】
誤記があった場合、職権修正として、印影を除く、1.1.1（日本人住民データの管理）及び1.1.2（外国人住民データの管理）に規定する項目の修正ができること。異動事由は、「誤記修正」とすること。誤記があった異動の異動履歴は上書き修正せず、誤記修正の異動履歴とともに、異動履歴データとして保持すること。
【実装不可機能】
異動履歴を残さない上書き修正ができること。
【考え方・理由】
住民記録システムに準ずる。
4.7 印鑑登録の廃止
4.7.1 廃止の申請
4.4.1.1 廃止の申請
【実装必須機能】
登録申請者又はその代理人からの廃止の申請を受けて、当該申請に係る印鑑の登録を抹消できること。その際、1.2.1（異動履歴の管理）において規定している項目を入力できること。
既に印鑑登録を受けている者から印鑑廃止の申請があった場合、申請同日に旧印鑑での印鑑登録証明書の交付（コンビニ交付を含む。）があったときには、同日に旧印鑑登録証明書を回収しない限り、新しい印鑑の登録ができないため、必要なアラートを表示できること。
4.4.1.2 印鑑又は印鑑登録証等の亡失
【実装必須機能】
印鑑又は印鑑登録証等の亡失の届出を受けて、当該届出に係る印鑑の登録を抹消できること。その際、1.2.1（異動履歴の管理）において規定している項目を入力できること。
4.4.1.3 印鑑登録原票（除票）確認票出力
【実装必須機能】
印鑑登録の抹消の後、抹消年月日と抹消事由が記載された、印鑑登録原票（除票）確認票を出力できること。
4.7.2 電子申請
【実装必須機能】
公的個人認証サービスを用いた印鑑登録廃止の電子申請に対応していること。
【実装不可機能】
代理人による電子申請を受け付けること。
【考え方・理由】
事務処理要領にて「電子情報処理組織を使用して行う当該印鑑の登録の廃止を受理することができる」ことが規定されていることから、機能を設けた。
4.8 異動の取消し
【実装必須機能】
印鑑の異動（登録・抹消・修正）処理の取消しができること。そのため、取消しの対象となる異動処理を異動履歴データから選択できること。
異動前のデータを保持し、取消しによって元の状態に復元されること。住民記録システムで異動処理の取消しが発生した際には、住民記録システムから連動しエラーとしてその旨を表示の上、取り消すか否かの選択ができること。
異動の取消し機能は、最新履歴を削除する機能ではなく、履歴を上積みして、元の状態に復元できる機能とすること。
具体的には、①抹消等の異動を取り消す機能（異動取消（増））、②登録等の異動を取り消す機能（異動取消（減））、③増減を伴わない記載事項の訂正を実施する機能（異動取消（修正））、を備えること。
取消処理については、それ自体を１つの異動処理として取り扱うこととし、「４ 異動」を適用するほか、取り消された異動処理及び取消処理を、ともに異動履歴データとして保持すること。
【実装不可機能】
転出の予定年月日経過後に転出取消しをした場合、自動で印鑑登録の抹消を取り消すことができること。
【考え方・理由】
住民記録システムに準ずる。