公文書管理上のデータ保存の考え方

保存しておくべき文書

処分通知等に係る文書、例えば、処分通知等や施行の記録に関するデータは、基本的に行政文書[^12]に該当すると考えられるため、行政機関及び独立行政法人等は、公文書管理法に基づき、当該データを適切に管理することが必要である[^13]。例えば、デジタル化した処分通知等を電子メールで施行する場合は、当該メール及び添付ファイルに適切な保存期間等を設定し、行政文書ファイル管理簿又は法人文書ファイル管理簿に登録して、適切に管理・保存する必要がある[^14]。

地方公共団体においても、公文書管理法第34条を踏まえつつ、公文書管理条例等の例規等に沿って適切に対応されたい。

保存期間

処分通知等に係るデータは、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書であると考えられるため、保存期間を１年以上として保存することが必要[^15]である。具体的な保存期間は、保存期間表等をもとに適切に設定することが必要である。