処分通知等のデジタル化

処分通知等のデジタル化の手法について

処分通知等のデジタル化を新たに実施する場合、短期的に取り得る手段としては以下３.２から３.５に沿って検討することが考えられる。ただし、事前に処分通知等のデジタル化（施行）に係る相手方の同意を得る際に、通知の方法や時期等を説明することが望ましい。

また、処分通知等のデジタル化の検討に当たっては、本基本的な考え方の参考資料である「処分通知等のデジタル化に係る短期的手法例の検討フローチャート」も参照されたい。

なお、中長期的には、処分通知等の件数、業務効率性やコストに応じて、情報システムの新規整備や改修も検討する必要があると考えられる。

処分通知等のデジタル化を検討する優先順位

処分通知等のデジタル化を検討する優先順位としては、次の考え方を基本とする。

（１）既存の情報システムの利用

個人や法人等がデジタル化された処分通知等の受取や保存が容易になるなどの利便性の向上、行政機関等の業務効率性の向上の観点から、下記３.３「既存の情報システムの利用」を検討する。

（２）オンラインストレージや電子メール等の利用

既存の情報システムが無い場合、必要な機能が備わっておらず既存の情報システムの利用が困難な場合又は処理件数が少なく効率性が保てる場合は下記３.４「オンラインストレージや電子メール等の利用」を検討する。

（３）電子署名の利用

上記（２）において、第三者による検証が必要とされるものについて、当該処分通知等の根拠法令の趣旨等に鑑みて、発行元の証明や発行された処分通知等の完全性の確保を行うことが必要と判断した場合は下記３.５「電子署名の利用」を検討する。

既存の情報システムの利用

電子申請・通知機能を持つ情報システム（以下「電子申請・通知情報システム」という。）が既に整備されている場合、当該情報システムを利用して処分通知等をデジタル化することが望ましい。特に、利用者の利便性の観点からは、行政機関等が共通して使用可能な電子申請・通知情報システムを利用することが望ましい。

例：e-Gov（電子申請（通知含む。））、jGrants、マイナポータル「お知らせ機能」、各府省庁の電子申請・通知情報システム

なお、マイナポータル「お知らせ機能」を使用する場合は、処分通知等のデジタル化（施行）に係る相手方の同意を得る際に併せて、アカウント設定から「行政機関等からのお知らせの通知」の有効化を依頼することが望ましい。

オンラインストレージや電子メール等の利用

デジタル化された処分通知等を、情報セキュリティが十分確保されたオンラインストレージ[^4]を利用して送信する方法は、発行された処分通知等の完全性及び機密性の担保が可能であり、また、電子メールを利用して送信する方法は、汎用性が高い。これらの方法は、いずれも処分通知等を受ける者が少ない場合は利用しやすいと考えられる。なお、オンラインストレージや電子メール等以外の情報システムの利用を妨げるものでなく、実務に応じて、デジタル化した処分通知等の情報の格付の区分毎に求められる情報セキュリティを担保できる情報システムを利用することが必要である。

電子署名の利用[^5]

３.４の場合において、電子署名が真に必要な場合は、デジタル化された処分通知等に電子署名を行うことを検討する。ただし、電子署名はあくまで文書作成者の証明や発行された処分通知等の完全性担保の方法の一つであり、デジタル化する処分通知等の全てに電子署名が必要なものではない。書面の処分通知等に公印を押印していた場合であっても、そのまま電子署名に移行するのではなく、公印の根拠（法令上の規定の有無）や必要性（完全性の担保等）を改めて検討した上で、真に必要な場合に限って電子署名を利用すべきである。

デジタル手続法の各主務省令にて、デジタル化された処分通知等に対して利用可能な電子署名が制限されていない場合、利用可能な電子署名は以下が考えられる。

政府認証基盤（GPKI）の官職証明書に基づくもの
地方公共団体組織認証基盤（LGPKI）の職責証明書に基づくもの
電子署名及び認証業務に関する法律（平成12年法律第102号）（以下「電子署名法」という。）第２条第１項に該当する電子署名
その他、電子文書等の発行元の組織等を示す目的で行われる電子署名

なお、どのような電子署名が電子署名法第２条第１項に該当するかは、電子証明書の種類、内容等を踏まえて個々に判断する必要があるが、特に、立会人型電子署名については、「利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A」（令和２年７月17日総務省・法務省・経済産業省）を参照されたい。

また、グレーゾーン解消制度（事業者が新事業活動を行う際に、その実施しようとする新事業活動に関する規制法令の解釈及び適用について確認の求めを行うことができる制度）によって、電子署名法第２条第１項の該当性について確認を求められた際には、デジタル庁ウェブサイト等において回答を公表しているので併せて参照されたい。