関連する法令及び規定等における考え方

デジタル手続法

デジタル手続法第７条第１項により「処分通知等のうち当該処分通知等に関する他の法令の規定において書面等により行うことその他のその方法が規定されている」処分通知等については、デジタル化（「電子情報処理組織を使用する方法」で手続等を行うこと）が可能とされており[^2]、主務省令においてその方法が規定されている。また、同法第２条ではデジタルファースト原則（個々の手続・サービスが一貫してデジタルで完結する）が定められている。

なお、同法第４条では、政府の「情報システム整備計画」において、申請等及び申請等に基づく処分通知等は、電子情報処理組織を使用する方法により行うために必要な情報システムの整備に関する事項を定めるべき旨が規定されている。

構造改革のためのデジタル原則

令和３年12月にデジタル臨時行政調査会が作成した「デジタル時代の構造改革とデジタル原則の方向性について」においても、「①デジタル完結・自動化原則」として、行政手続についてのエンドツーエンドでのデジタル対応を実現することが、第一に掲げられている。

上記２.１のデジタル手続法の規定の趣旨等も踏まえ、各府省庁において、原則全ての申請等について、令和７年末までにデジタル化を図ることとしている。

また、令和３年度からは、年間手続件数が10万件以上の原則全ての手続について、前後の手続を含め、エンドツーエンドでデジタル化が図られるよう、各府省庁でオンライン利用率引上げの「基本計画」を定め、取組が進められている。

以上のように、エンドツーエンドでのデジタル完結を求めるデジタル手続法の趣旨やデジタル原則等を踏まえ、令和７年末に向けて、原則全ての申請等のデジタル化の検討が進められていることから、併せて処分通知等のデジタル化についても進める必要があり、これは情報システムの整備や業務改革（BPR）の観点からも効果的であると考えられる。

デジタル手続法の各主務省令

各主務省令における「電子証明書」や「電子情報処理組織による処分通知等」の規定について、個別の手続において根拠となる主務省令等の定義が統一されておらず、特に地方公共団体より、電子証明書等の取扱いが不明確である点がデジタル化の阻害要因となっているとの指摘がある。

例えば、地方公共団体が行う法令（法律及び法律に基づく命令）に基づく処分通知等について、デジタル手続法に基づいてデジタル化しようとする際、各主務省令又は同主務省令に基づく告示によって、利用可能な電子署名や電子証明書の種類が限定されていることがあり、一部の主務省令では地方公共団体組織認証基盤（LGPKI）の職責証明書に基づく電子署名が認められていない。

この点について、例えば、地方公共団体が行うデジタル化された処分通知等については、職責による電子署名は利用可能であると考えられる。また、デジタル化された処分通知等を電子メールで送信することについては、主務省令において特段の定め等がない限り可能であると考えられる。

情報セキュリティポリシー

処分通知等のデジタル化に係る情報セキュリティについては、各行政機関等の情報セキュリティポリシーに則った対応が必要であり、参照するべき情報セキュリティに係る通知等は以下のとおりである。

①　「政府機関等のサイバーセキュリティ対策のための統一基準群」（令和３年７月７日サイバーセキュリティ戦略本部決定）

②　各行政機関等の情報セキュリティポリシー

③　「地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」（令和４年３月25日総務省）

④　重要インフラのサイバーセキュリティに係る行動計画（令和４年６月17日サイバーセキュリティ戦略本部決定）

また、本基本的な考え方では、機密性１情報及び機密性２情報を含む処分通知等を対象とし、機密性３情報を含む処分通知等は対象としない。

なお、本基本的な考え方における情報システム、機密性、完全性、可用性、要機密情報、要保全情報、要安定情報及び要保護情報の各用語の定義[^3]は、各行政機関等の情報セキュリティポリシーによるものとするが、行政機関等において情報セキュリティポリシーを定めていない、又は上記用語の定義を定めていない場合は、①「政府機関等のサイバーセキュリティ対策のための統一基準群」の用語の定義に準じるものとする。

公文書管理法

デジタル化された処分通知等の公文書管理に係るデータ保存及び保存期間等についての考え方は下記６に記載する。

オープンデータ基本指針や実装データモデル

許認可事業者の名簿のように処分に関する情報を公表する場合は、オープンデータ基本指針（令和３年６月15日高度情報通信ネットワーク社会推進戦略本部・官民データ活用推進戦略会議決定）に基づき、国民参加・官民協働の推進を通じた諸課題の解決や経済活性化等を図るため、機械判読に適した構造及びデータ形式で掲載することが原則となる。

また、デジタル化された処分通知等の機械判読や自動処理に係るデータモデルとして、実装データモデル（行政）証明・通知（令和４年３月31日デジタル庁・デジタル社会推進実践ガイドブックDS-451-2）が検討時に参考になる実践的なガイドブックとなっている。