第４章　帳票要件・帳票印字項目・帳票レイアウト

４－１　帳票要件・帳票印字項目・帳票レイアウト

（１）帳票要件・帳票印字項目・帳票レイアウト全般に関する事項

帳票要件においては、業務を実施するために必要な帳票の要件を規定している。全ての地方公共団体で必須又は実装が望ましい帳票については、【実装すべき帳票】として規定している。また、地方公共団体によっては必須又は実装が望ましい帳票については【実装してもしなくても良い帳票】としている。これらの帳票について、帳票の概要（帳票の用途）を規定した上で、外部帳票に関しては帳票印字項目及び帳票レイアウトを定義している。

なお、本仕様書では、標準化という観点から、多くの自治体において本システムから出力する外部帳票・内部帳票について規定することとし、多くの地方公共団体において本システムから出力するとは限らない申請書等の帳票については規定しないこととした。

＜帳票要件・帳票印字項目・帳票レイアウトの対象範囲イメージ図＞

その他、帳票要件・帳票印字項目・帳票レイアウト全般として考え方を整理した事項について、以下に記載する。

  1. 外部帳票の定義

地方公共団体から保護者や施設等の外部に向けた帳票をいう。なお、国、都道府県に提出する統計・集計資料や地方公共団体間で受け渡しを行う資料は内部帳票として取り扱う。

本仕様書としては、システムから出力すべき帳票として帳票要件・帳票印字項目・標準レイアウトを定義し、また、帳票印字項目として【実装すべき項目】、【実装してもしなくても良い項目】を定義している。

なお、帳票レイアウト及び印字項目の定義に当たっては各地方公共団体において実際に使用している帳票サンプル及びベンダのパッケージシステムの帳票サンプルを参考に、可能な限り普遍的なレイアウトを定義した。しかしながら、自治体によって、通知書の印字項目の差異、帳票種類の差異などの多くの差異が見られたことから、印字項目の表示・非表示を設定可能とすることや備考欄を設けるといった対応で、可能な限り多くの自治体の運用に対応できることとした。

  1. 外部帳票における帳票サイズの取扱い

帳票レイアウトを規定する外部帳票については、基本的には窓あき封筒に対応したA4縦としている。

  1. 外部帳票における大量印刷に係る対象物及び条件の取扱い

子ども・子育て支援業務においては、認定通知書など、大量の通知物を保護者向けに一斉送付することが想定される。大量印刷に関しては、個別印刷も随時行えることに加え、一括印刷が可能であることを実装必須機能とする。なお、標準準拠システムがクラウド上に構築される前提であるため、標準準拠システムに印刷機能を実装するのではなく、帳票等の印刷のためのデータ出力機能として、CSV形式のファイル出力を実装必須、PDFファイル等のイメージファイルの出力を標準オプションとしている。

一方で、大量印刷・発送の際の対象物や条件については、郵便局や外部委託先（印刷事業者等）との取決めや同封物の封入の有無などの詳細な条件を設定することが想定される。このような条件設定については本仕様書の対象外とし、各地方公共団体が個々の事情に合わせて実施する想定である。

  1. 内部帳票の定義

地方公共団体の内部で使用する確認用の一覧等の帳票をいう。本仕様書としては、システムから出力すべき帳票として帳票要件を規定するが、帳票印字項目・帳票レイアウトは定めない。内部帳票の出力は、紙への印刷等の物理的な出力のほか、CSV形式等のデータでの出力を含む。

ベンダが提供するパッケージシステムによっては、本仕様書で定義する内部帳票を複数の帳票で実現することも想定される。また逆に、本仕様書で定義する複数の内部帳票の要件を一つの帳票で充足することも想定される。このような実装上の違いは許容するものとする。

また、規定する帳票で業務が運用される想定ではあるが、必要に応じて、標準化の対象範囲外とされた内部帳票をEUC機能等にてデータ出力することは差し支えない。

  1. 外部帳票・内部帳票の実現方法

ここまで記載した外部帳票・内部帳票はベンダが提供するパッケージシステムから出力される想定である。ただし帳票印字項目・帳票レイアウトを充足するものであれば、外付けツール等（EUCを含む。）で実現することは差し支えない。

  1. 外部帳票・内部帳票における定型文の取扱い

外部帳票・内部帳票において印字される定型文（通知内容や教示文等）については、帳票レイアウトにて例文を記載するが、地方公共団体において条例等で定める内容も多いため、任意に設定が可能な仕様とした。

（２）帳票要件

帳票要件については以下の構成要素からなる。

  • 概要

当該帳票が満たすべき主要な要件や主な用途を記載している。

  • 実装すべき帳票

事業者のパッケージシステムが本仕様書に準拠するために実装しなければならない帳票。

  • 実装してもしなくても良い帳票

事業者によって、実装の有無を判断してもよい帳票。実装されていれば、地方公共団体が利用を選択できる。

（３）帳票印字項目

  1. 帳票印字項目の構成要素

帳票印字項目については以下の構成要素からなる。

  • 実装すべき項目

当該帳票に印字すべき項目。

  • 実装してもしなくても良い項目

当該帳票に印字してもしなくても良い項目。機能が実装されていれば、地方公共団体が表示・非表示を設定できる。

  • 備考

帳票印字項目に関する補足事項。

  1. 帳票印字項目における日付の扱い

帳票印字項目における日付に関しては、以下の編集方法を可能とする。

印字項目の種類 印字編集条件などへの記載内容 表記の例 補足
日付

和暦表記

/西暦表記

＜和暦表記＞

令和3年4月1日

＜西暦表記＞

2021年4月1日

＜短縮表記＞

R3.4.1

「令和3年4月1日から

令和4年3月31日まで」

等の期間を印字する場

合は日付のみ印字

原則和暦表記とする。

ただし、外国人の生年月日は西暦表記とする。和暦表記時は「(元号)1年」ではなく「(元号)元年」とする。

また、期間を表す“～”の文字は、帳票レイアウト側での埋め込み（プログラムから印字しないこと）として編集条件等には未記載としている。
  1. 帳票印字項目における備考欄の扱い

帳票印字項目における備考欄に関しては、以下の編集方法を可能とする。

印字項目の種類 編集条件などへの記載内容 補足
固定文言（教示文等） 利用者にて設定された文言を印字 帳票毎に設定された固定文言（教示文等）を印字する。
編集（管理項目等） 利用者にて設定された文言を印字

設定にて印字有無、印字する管理項目、前付加文言、後付加文言をパラメータで複数設定でき、印字有無が「有」となっている場合、設定された文言を印字する。

【設定例】

利用施設の電話番号を印字する場合、以下のように設定する。

・印字有無：有

・印字する管理項目：施設連絡先電話番号

・前付加文言：「利用予定の施設の電話番号」

・後付加文言：無

備考欄への印字は、以下のようになる。

「利用予定の施設の電話番号：XX-XXXX-XXXX」

（４）帳票レイアウト

外部帳票については、自治体によって、通知書の帳票種類、印字項目などに多くの差異が見られたことから、帳票レイアウトにてサンプルとして示す帳票タイトル、通知文の本文及び備考欄を任意設定できるものとし、本システムへの実装は必須かつ、利用者が帳票への表示/非表示の選択ができる項目を緑字表記に、本システムへの実装は事業者が選択でき、実装されている場合は利用者が表示/非表示を選択できる項目を青字としている。これに伴い、帳票の印字位置の規定については本仕様書の対象外とし、ベンダが個々に対応する想定である。

（５）その他

  • 窓空宛名部分の場所や大きさ、窓空宛名を含む帳票に対応した封筒レイアウトは、全庁的に統一したほうがよいため、住民記録システム標準仕様書に準拠する。

  • 各帳票の右上に印字される日付は、当該帳票に印字された情報が決定した日付を示すこととする。

  • 印字できる文字数とフォントサイズについては、帳票印字項目ごとに自治体・パッケージベンダで調整を図ることとし、文字溢れしたことを把握できる機能が用意されていること。