３特定個人情報の提供制限等

３－⑴ 個人番号の提供の要求

要点
○　個人番号関係事務実施者は、個人番号関係事務を処理するために必要がある場合に限って、本人又は他の個人番号関係事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができる。

（関係条文）

番号法第14条

１　提供の要求（番号法第14条第１項）
金融機関は、金融業務に関連する個人番号関係事務を行うため、本人又は他の個人番号関係事務実施者から個人番号の提供を受ける必要がある。番号法第14条第１項は、個人番号関係事務実施者が個人番号の提供を求めるための根拠となる規定である。

個人番号関係事務実施者は、本条により、個人番号関係事務を処理するために必要がある場合、本人又は他の個人番号関係事務実施者に対し個人番号の提供を求めることとなる。

Ａ　本人に対する個人番号の提供の要求
金融機関は、本条を根拠として、顧客に対し、支払調書作成事務等に必要な個人番号の提供を求めることとなる。

Ｂ　他の個人番号関係事務実施者に対する個人番号の提供の要求
金融機関は、本条を根拠として、他の個人番号関係事務実施者に対し、支払調書作成事務等に必要な個人番号の提供を求めることとなる。

＊　株式等振替制度において、株式発行者から株主名簿に関する事務の委託を受けた株主名簿管理人（信託銀行等）は、振替機関に対して、株主の個人番号の提供を求めることとなる。

２　提供を求める時期
個人番号関係事務実施者は、個人番号関係事務を処理するために必要があるときに個人番号の提供を求めることとなる。

金融機関は、個人番号関係事務が発生した時点で個人番号の提供を求めることが原則であるが、顧客との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることが可能であると解される。なお、契約内容等から個人番号関係事務が明らかに発生しないと認められる場合には、個人番号の提供を求めてはならない。

＊　特定口座に係る所得計算等に伴う特定口座年間取引報告書の作成事務の場合は、租税特別措置法第37条の11の３第４項の規定により顧客は特定口座開設届出書を提出する時点で個人番号を告知する義務があるため、その時点で提供を求めることとなる。
＊　先物取引の差金等決済に伴う支払調書の作成事務の場合は、所得税法第224条の５第１項及び同法施行令第350条の３第１項の規定により差金等決済をする日までに、その都度、個人番号の告知を求めることが原則であるが、先物取引等の委託に係る契約の締結時点で個人番号の提供を求めることも可能であると解される。
＊　生命保険契約に基づく保険金等の支払に伴う支払調書の作成事務の場合は、保険契約の締結時点で保険契約者等及び保険金等受取人の個人番号の提供を求めることも可能であると解される。
＊　協同組織金融機関の出資配当金の支払に伴う支払調書の作成事務の場合は、所得税法第224条第１項及び同法施行令第336条第１項の規定により支払の確定の都度、個人番号の告知を求めることが原則であるが、協同組織金融機関に加入する時点で個人番号の提供を求めることも可能であると解される。

３－⑵ 個人番号の提供の求めの制限、特定個人情報の提供制限

要点
○　番号法で限定的に明記された場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。→１

○　番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を提供してはならない。→２

（関係条文）

番号法第15条、第19条、第30条第２項

個人情報保護法第27条

１　提供の求めの制限（番号法第15条）

何人も、番号法第19条各号のいずれかに該当し特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き、他人の個人番号の提供を求めてはならない。

金融機関が、金融業務に関連して個人番号の提供を求めることとなるのは、顧客に対し、支払調書作成事務等のために個人番号の提供を求める場合に限られる。

＊　金融機関は、支払調書作成事務等を処理する目的で、顧客に対し、個人番号の提供を求めることとなる。一方、法令で定められた支払調書作成事務等を処理する場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
２　特定個人情報の提供制限（番号法第19条）

何人も、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を「提供」してはならない。

金融機関が特定個人情報を提供できるのは、支払調書等に顧客の個人番号を記載して税務署長に提出する場合等に限られる。

Ａ「提供」の意義について
「提供」とは、法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味するものであり、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は「提供」ではなく「利用」に当たり、利用制限（番号法第９条、第29条、第30条第２項）に従うこととなる。

なお、個人情報保護法においては、特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合には、第三者提供に当たらないとしている（個人情報保護法第27条第５項第３号）が、番号法においては、個人情報保護法第27条第５項第３号の適用を除外している（番号法第30条第２項）ことから、この場合も通常の「提供」に当たり、提供制限（同法第14条から第16条まで、第19条、第20条、第30条第２項）に従うこととなる。
- ＊　「提供」に当たらない場合
  
  金融機関甲の中のＸ部からＹ部へ特定個人情報が移動する場合、Ｘ部、Ｙ部はそれぞれ甲の内部の部署であり、独立した法的人格を持たないから、「提供」には当たらない。例えば、顧客の個人番号が、営業所の担当者を通じ、支払調書を作成する目的で経理部に提出された場合には、「提供」には当たらず、法令で認められた「利用」となる。
- ＊　「提供」に当たる場合
  
  金融機関甲から他の事業者乙へ特定個人情報が移動する場合は「提供」に当たる。同じ系列の会社間等での特定個人情報の移動であっても、別の法人である以上、「提供」に当たり、提供制限に従うこととなるため留意が必要である。例えば、甲銀行と子会社である乙証券会社が同一の顧客と取引しており、その顧客から非公開情報の授受について書面による同意を得ている場合であっても、甲乙間で顧客の個人番号を提供又は共同利用してはならない。
Ｂ　特定個人情報を提供できる場合（番号法第19条第１号から第17号まで）
特定個人情報を提供できる場合として、番号法第19条各号が定めているもののうち金融業務に関わるものは、次のとおりである。

ａ　個人番号関係事務実施者からの提供（第２号）
個人番号関係事務実施者である金融機関は、個人番号関係事務を処理するために、法令に基づき、税務署長等に特定個人情報を提供することとなる。
- ＊　金融機関（個人番号関係事務実施者）は、所得税法第225条第１項の規定に従って、支払調書の提出という個人番号関係事務を処理するために、税務署長に対し、顧客の個人番号が記載された支払調書を提出することとなる。
- ＊　金融機関（個人番号関係事務実施者）は、租税特別措置法第37条の11の３第７項の規定に従って、特定口座年間取引報告書の提出という個人番号関係事務を処理するために、顧客の個人番号が記載された特定口座年間取引報告書を作成し、税務署長に提出することとなる。
ｂ　本人又は代理人からの提供（第３号）
本人又はその代理人は、個人番号関係事務実施者である金融機関に対し、本人の個人番号を含む特定個人情報を提供することとなる。
- ＊　顧客は、支払調書作成事務等のために、個人番号関係事務実施者である金融機関に対し、自己の個人番号を提供することとなる。
ｃ　委託、合併に伴う提供（第６号）
特定個人情報の取扱いの全部若しくは一部の委託又は合併その他の事由による事業の承継が行われたときは、特定個人情報を提供することが認められている。
- ＊　金融機関甲が金融機関乙を吸収合併した場合、吸収される乙は、支払調書作成事務等に必要な顧客の個人番号を存続する甲に提供することができる。
- ＊　個人番号関係事務の委託を受けた者が、番号法第10条の規定に違反して、最初の委託者の許諾を得ずに当該個人番号関係事務を再委託した場合、当該再委託に伴う特定個人情報の提供は同法第19条第６号の提供に該当しないため、提供制限にも違反することとなる。
ｄ　株式等振替制度を活用した提供（第12 号、番号法施行令第23 条、第24 条）
振替機関又は口座管理機関は、社債等の発行会社、他の振替機関又は口座管理機関に対し、各者をつなぐオンラインシステムを利用して、「社債、株式等の振替に関する法律」（平成13 年法律第75 号）の規定等に基づき、支払調書に記載されるべき個人番号として株主が振替機関又は口座管理機関に告知した特定個人情報を、その特定個人情報の安全を確保するための必要な措置（注）を講じた上で、提供することができる。
- ＊　株主→口座管理機関（証券会社Ｘ）→口座管理機関（証券会社Ｙ）→振替機関→株式発行者→税務署長という順番で、株主の特定個人情報が提供される例でみると、証券会社Ｘ→証券会社Ｙ、証券会社Ｙ→振替機関、振替機関→株式発行者間の特定個人情報の提供がこれに該当する。証券会社Ｘ、証券会社Ｙ及び振替機関は、社債、株式等の振替に関する命令第62 条の規定により特定個人情報の提供が義務付けられている。
なお、株主→証券会社Ｘ間の特定個人情報の提供は番号法第19 条第３号（ｂ）を、株式発行者→税務署長間の特定個人情報の提供は同条第２号（ａ）を根拠として行われることとなる。

（注）特定個人情報の安全を確保するための必要な措置については、番号法施行令第24 条に次のとおり定められている。
- ① 特定個人情報を提供する者の使用に係る電子計算機に、特定個人情報の提供を受ける者の名称、提供の日時及び提供する特定個人情報の項目その他主務省令で定める事項を記録し、その記録を７年間保存すること
- ② 提供する特定個人情報が漏えいした場合において、その旨及びその理由を遅滞なく委員会に報告するために必要な体制を整備するとともに、提供を受ける者が同様の体制を整備していることを確認すること
- ③ 主務省令によって定められた特定個人情報の安全を確保するための措置の実施を行うこと
ｅ　委員会からの提供の求め（第13号）
委員会が、特定個人情報の取扱いに関し、番号法第35条第１項の規定により、特定個人情報の提出を求めた場合には、この求めに応じ、委員会に対し、特定個人情報を提供しなければならない。

ｆ　各議院審査等その他公益上の必要があるときの提供（第15号、番号法施行令第25条、同施行令別表）
①各議院の審査、調査の手続、②訴訟手続その他の裁判所における手続、③裁判の執行、④刑事事件の捜査、⑤租税に関する法律の規定に基づく犯則事件の調査、⑥会計検査院の検査が行われるとき、⑦公益上の必要があるときには、特定個人情報を提供することができる。⑦の公益上の必要があるときは、番号法施行令第25条で定められており、「私的独占の禁止及び公正取引の確保に関する法律」（昭和22年法律第54号）の規定による犯則事件の調査（番号法施行令別表第２号）、「金融商品取引法」（昭和23年法律第25号）の規定による犯則事件の調査（同表第４号）、租税調査（同表第８号）、個人情報保護法の規定による報告徴収（同表第19号）、「犯罪による収益の移転防止に関する法律」（平成19年法律第22号）の規定による届出（同表第21号）等がある。

ｇ　人の生命、身体又は財産の保護のための提供（第16号）
人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合において、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、特定個人情報を提供することができる。

Ｃ　個人情報保護法上の第三者提供との違い
個人情報保護法は、個人情報取扱事業者に対し、個人データについて、本人の同意がある場合、法令の規定に基づく場合等には、第三者に提供することができることとしている。

番号法においては、全ての事業者を対象に、同法第19条で特定個人情報を提供できる場合を限定的に定めており、特定個人情報の提供については、個人情報保護法第27条は適用されない。

特定個人情報の提供を求められた場合には、その提供を求める根拠が、番号法第19条各号に該当するものかどうかをよく確認し、同条各号に該当しない場合には、特定個人情報を提供してはならない。

＊　個人情報保護法第33条に基づく開示の請求、同法第34条に基づく訂正等の請求又は同法第35条に基づく利用停止等の請求において、本人から個人番号を付して請求が行われた場合や本人に対しその個人番号又は特定個人情報を提供する場合は、番号法第19条各号に定めはないものの、法の解釈上当然に特定個人情報の提供が認められるべき場合であり、特定個人情報を提供することができる。

３－⑶ 収集・保管制限

要点
番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはならない。

（関係条文）

番号法第20条

個人情報保護法第22条

●　収集・保管の制限（番号法第20条）
何人も、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む特定個人情報を収集又は保管してはならない。

Ａ　収集制限
「収集」とは、集める意思を持って自己の占有に置くことを意味し、例えば、人から個人番号を記載したメモを受け取ること、人から聞き取った個人番号をメモすること等、直接取得する場合のほか、電子計算機等を操作して個人番号を画面上に表示させ、その個人番号を書き取ること、プリントアウトすること等を含む。一方、特定個人情報の提示を受けただけでは、「収集」に当たらない。

＊　金融機関の支払調書作成事務担当者として個人番号関係事務に従事する者が、個人番号関係事務以外の目的で顧客の特定個人情報をノートに書き写してはならない。
＊　金融機関が、個人番号関係事務に関係のない預金払戻し業務において、預金者から本人確認書類として個人番号カードが提示された場合、窓口担当者は個人番号カードに記載された個人番号を書き写し、又は個人番号カードの個人番号が記載された部分をコピーして、特定個人情報を収集してはならない。
＊　金融機関の中で、単に個人番号が記載された書類等を受け取り、支払調書作成事務に従事する者に受け渡す立場の者は、独自に個人番号を保管する必要がないため、個人番号の確認等の必要な事務を行った後はできるだけ速やかにその書類を受け渡すこととし、自分の手元に個人番号を残してはならない。

例えば、顧客から個人番号が記載された書類等を受け取る営業担当者と個人番号を管理する担当者が異なるときは、書類等を受け取る営業担当者は、個人番号を管理する担当者にできるだけ速やかにその書類を受け渡すこととし、自分の手元に個人番号を残してはならない。

なお、個人番号が記載された書類等を受け取る担当者も、個人番号関係事務に従事する金融機関の一部として当該事務に従事するのであるから、当該個人番号により特定される本人から当該書類等を受け取る際に、当該書類等の不備がないかどうか個人番号を含めて確認することができる。
＊　保険会社から個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受け、個人番号を取り扱う代理店は、委託契約に基づいて個人番号を保管する必要がない限り、できるだけ速やかに顧客の個人番号が記載された書類等を保険会社に受け渡すこととし、代理店の中に個人番号を残してはならない。
＊　番号法第10条において、最初の委託者の許諾を得ずに個人番号関係事務の再委託を行うことは認められない点が明示されており、当該再委託に伴う特定個人情報の提供は、同法第19条各号のいずれにも該当しない。

このため、最初の委託者の許諾を得ていることを確認せずに個人番号関係事務の再委託を受け、結果として、最初の委託者の許諾を得ていない再委託に伴って特定個人情報を収集した場合、番号法違反と判断される可能性がある。

ただし、例えば、個人番号を取り扱う委託業務であることが委託契約書等において明らかでないなど、当該再委託が「個人番号関係事務の再委託」に該当することを、当該再委託を受ける者が認識できない状況で再委託が行われていた場合は、一般に、特定個人情報を収集したとは解されない。

Ｂ　保管制限と廃棄
個人番号は、番号法で限定的に明記された事務を処理するために収集又は保管されるものであるから、それらの事務を行う必要がある場合に限り特定個人情報を保管し続けることができる。また、個人番号が記載された書類等については、所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものがあるが、これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管することとなる。

一方、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならない。なお、その個人番号部分を復元できない程度にマスキング又は削除した上で保管を継続することは可能であるが、それが個人データに該当する場合において、利用する必要がなくなったときは、その個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない（個人情報保護法第22条）。

＊　金融機関は、支払調書作成事務等を処理する目的で、顧客の個人番号を保管することができる。一方、法令で定められた支払調書作成事務等を処理する場合を除き、顧客の個人番号を保管することはできない。
＊　特定口座、非課税口座等、毎年取引報告書の提出が義務付けられている場合には、顧客から提供を受けた個人番号を取引報告書作成事務のために翌年度以降も継続的に利用する必要があることから、特定個人情報を継続的に保管できると解される。
＊　特定口座開設届出書は、租税特別措置法施行規則第18条の13の４第１項第３号により、当該届出書に係る特定口座につき特定口座廃止届出書等の提出があった日の属する年の翌年から５年間保存することとなっていることから、当該期間を経過した場合には、当該特定口座開設届出書に記載された個人番号を保管しておく必要はなく、原則として、個人番号が記載された特定口座開設届出書をできるだけ速やかに廃棄しなければならない。

そのため、個人番号が記載された特定口座開設届出書等の書類については、保存期間経過後における廃棄を前提とした保管体制をとることが望ましい。
＊　支払調書作成事務のために提供を受けた特定個人情報を電磁的記録として保存している場合においても、その事務に用いる必要がなく、所管法令で定められている保存期間を経過した場合には、原則として、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならない。

そのため、特定個人情報を保存するシステムにおいては、保存期間経過後における廃棄又は削除を前提としたシステムを構築することが望ましい。

※　廃棄方法等の具体的な内容については、事業者ガイドラインの「（別添１）特定個人情報に関する安全管理措置（事業者編）」を参照のこと。

３－⑷ 本人確認

●　本人確認（番号法第16条）
本人確認については、番号法、番号法施行令、番号法施行規則（注）及び個人番号利用事務実施者（番号法第９条第３項の規定により情報提供用個人識別符号を利用する者を除く。）が認める方法に従うこととなるため、適切に対応する必要がある。

（注）番号法施行規則とは、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行規則」（平成26年内閣府・総務省令第３号）をいう（以下同じ。）。

〈参考１：本人確認の概要〉

番号法、番号法施行令及び番号法施行規則における本人確認の概要は、次のとおりである。この項目において、「法」は番号法、「令」は番号法施行令、「規」は番号法施行規則をいう（番号法施行規則第１条第１項第１号の場合は、「規１①一」と表記する。）。

①　本人から個人番号の提供を受ける場合

ⅰ　個人番号カードの提示を受ける場合

「個人番号カード」（法16一）
ⅱ　カード代替電磁的記録の送信を受ける場合

内閣総理大臣が提供するプログラム又は内閣総理大臣の認定を受けたプログラムを用いた確認（法16二）
ⅲ　ⅰ及びⅱ以外の場合
（ⅰ）書類の提示を受ける場合等
- 　「番号確認書類」
  （令12①一）
  └→　住民票の
  写し等
  └→　困難な場合
  　（規２①）\
- 　＋「本人の身元確認書類」
  （令12①二）
  └→　運転免許証等（規１）
  ├─→　困難な場合（規２③）
  │　　　└→ 　財務大臣等の特則（規２④）
  ├→　電話による場合（規２⑤）
  └→　特定の個人と同一の者であることが明らかな場合
  （規２⑥）特定の個人と同一の者であることが明らかな場合
  （規２⑥）
（ⅱ）電子情報処理組織を使用して個人番号の提供を受ける場合

個人番号カードのICチップの読み取り、電子署名等の送信、個人番号利用事務実施者による地方公共団体情報システム機構への確認等（規３）

②　本人の代理人から個人番号の提供を受ける場合

ⅰ　書類の提示を受ける場合等
- 「代理権確認書類」
  （令12②一）
  └→　戸籍謄本、
  委任状等
  （規６①一、二）
  ├→　困難な場合
  │　（規６①三）
  ├→　代理人が法人の
  │　　場合（規６②）
  │
  └→　電話による場合
  　（規９③）\
- ＋「代理人の身元確認書類」
  （令12②二）
  └→　個人番号カード、
  運転免許証等
  （規７①）
  ├→　代理人が法人の場合
  │（規７②）
  ├→　困難な場合
  │（規９①）
  │　　└→財務大臣等の特則
  │　　　（規９②）
  ├→　電話による場合
  │　　（規９③）
  └→　特定の個人と同一の者であることが
  明らかな場合（規９④）
- ＋「本人の番号確認書類」
  （令12②三）
  └→　本人に係る
  個人番号カード等
  （規８）
  └→　困難な場合
  （規９⑤）\
- ⅱ　電子情報処理組織を使用して個人番号の提供を受ける場合
  
  代理権証明情報及び代理人の電子署名等の送信、個人番号利用事務実施者による地方公共団体情報システム機構への確認等（規10）

※　書面の送付により個人番号の提供を受ける場合は、上記で提示を受けることとされている書類又はその写しの提出を受けなければならない（規11）。

〈参考２：通知カードの廃止に係る経過措置〉
「情報通信技術の活用による行政手続等に係る関係者の利便性の向上並びに行政運営の簡素化及び効率化を図るための行政手続等における情報通信の技術の利用に関する法律等の一部を改正する法律」（令和元年法律第16号。以下「デジタル手続法」という。）の一部施行により、これまで番号確認書類として利用可能であった通知カード（デジタル手続法第４条の規定による改正前の番号法第７条第１項に規定する通知カードをいう。）は廃止された。

ただし、経過措置が設けられており、個人番号関係事務実施者が、通知カードの交付を受けている者から個人番号の提供を受けるときは、通知カードの廃止日（令和２年５月25日）以後、当該通知カードに係る記載事項に変更がない場合に限り、従来と同様に、次に掲げる方法により、通知カードを本人確認に利用することができる。なお、当該廃止日前に当該通知カードに係る記載事項に変更があった場合に、市町村長（特別区の区長を含む。）から記載事項の変更の措置を受けていなければ、当該経過措置は適用されない。

①　本人から個人番号の提供を受ける場合
「通知カード」＋「本人の身元確認書類」

（旧法（注１）16）（旧規（注２）１①）
├→　運転免許証等（旧規１①一、二）
│　└→　困難な場合（旧規１①三）
│　　　　└→　財務大臣等の特則（旧規１③一から四まで）
│　　　　　　└→ 困難な場合（旧規１③五）
└→　特定の個人と同一の者であることが明らかな場合（旧規３⑥）\